Е-инвойсинг в Volvo

Е-инвойсинг в Volvo. Volvo Cars Netherlands перевела 100% своих инвойсов в он-лайн режим, используя корпоративное е-invoicing решение компании Anachron , с целью оптимизации цикла “заказ-оплата”. Пользуясь инновационными технологиями Anachron, компания будет обрабатывать 135 000 – 150 000 электронных инвойсов ежегодно, сдавать ежемесячную отчетность на 1,5 дня раньше, увеличивая прозрачность финансового состояния и облегчая процесс принятия управленческих решений. Отчеты компании в головной офис будут передаваться быстрее, точнее и в более полном виде.

 Таким же образом, технологии Anachron будут работать для 115 дилеров Volvo Car Netherlands, сократив работу бухгалтерий на 30 часов в месяц, сохранив примерно 45 000 человеко-часов в год, что позволит привлечь освободившийся персонал к участию в бизнес-процессах более высокого уровня.

Ранее Volvo Car Netherlands печатала инвойсы и рассылала их дилерам по всей стране курьерской службой. Дилеры получали инвойсы через 24 часа после их распечатки, обрабатывали их, распределяли по службам, оплачивали. Большие трудозатраты и множество бумажных документов приводили к дополнительным издержкам по оплатам труда персонала и стоимости материалов как в самой Volvo Cars Netherlands, так и у дилеров.

В настоящее время, используя электронные инвойсы, компания обеспечивает получение дилерами документов через 4 часа после из создания. Дилеры по электронной почте получают уведомление о появлении инвойсов и их доступности как в XML, так и в PDF формате. XML файл может быть загружен дилером непосредственно в ERP систему, обеспечивая корректность ввода данных и возможность более точного формирования ежемесячных отчетов. В то время как PDF версия инвойсов, заверенная электронной подписью, подтверждает юридическую значимость документа.

В дополнение к ускорению процессов обработки документов как в компании, так и у дилеров, Volvo Cars Netherlands обеспечивает ежегодную экономию 4000 евро на закупке расходных материалов, бумаги, обслуживании техники.

Решение Anchron интегрировано в технологическую цепочку компании. Anachron обеспечивает операции  мэппинга XML и PDF файлов, в то время как другой партнер – Canon- генерирует файлы XML и PDF. XML файлы беспрепятственно передаются из головного офиса Volvo в нидерландское подразделение и дилерам, используя систему IBM AS/400.

Начав работу с 10 типами инвойсов и получив позитивные экономические результаты, Volvo Car Netherlands включила в электронный оборот инвойсов дополнительные типы для работы с подержанными а/м, кредитами дилерам, бонусными программами. Выполняя требования законодательства Нидерландов, , Volvo Car Netherlands будет хранить электронные копии документов на серверах Anachron в течении 7 лет.

В планах последовательного развития стоит перевод большинства потоков документооборота в цифровой вид, что обеспечит соответствие компании требованиям быстроразвивающегося рынка, позволит снизить расходы и обеспечит преимущество в конкурентной среде автоиндустрии.


 Изображение: : morberg / Foter / CC BY-NC

 

Top