Пользователи EDI уже привыкли к скорости и удобству обмена электронными документами в бизнес-процессах. Вместе с тем, нередка ситуация, когда получатель документов не подключен к EDI. Как поступить в такой ситуации? Вернуться к традиционным способам обмена по электронной и/или обычной почте? Компания EDICOM решила эту проблему путем создания сервиса Business@Mail.
Сервис Business@Mail, разработанный в компании, отправляет электронные инвойсы и другие документы (вне зависимости, структурированные они или нет) партнерам, которые не имеют технологического решения, позволяющего принимать EDI-сообщения.
Принцип действия сервиса очень прост. Отправитель документов выполняет необходимые транзакции в своей корпоративной EDI-системе привычным для себя способом. Платформа в автоматическом режиме определяет, что получатель не имеет возможности обрабатывать EDI документы, и в безопасном режиме размещает данные на портале Business@Mail.
На следующем шаге получателю приходит оповещение, что в его адрес поступили необработанные документы. После этого партнер может получить доступ к документам через веб-портал, используя ранее определенные логин и пароль.
Для обеспечения более полного контроля за доставкой документов, отправитель периодически получает обновления статуса документов, переданных партнеру.
Предусмотрено 4 типа статусов:
- Подтверждение факта публикации документов
- Получатель уведомлен о прибытии документов
- Документы обработаны/приняты получателем
- Получатель не принял документы
Основное преимущество Business@Mail заключается в том, что сервис обеспечивает 100% электронное взаимодействие партнеров, не смотря на уровень их технологического развития. Это позволяет избежать неоднородности цифровых и бумажных документов, которя, в свою очередь, усложняет управление и ставит под угрозу корректность хранимой информации.
Однако на этом преимущества использования Business@Mail не заканчиваются. Сервис также предлагает:
- Скорость обработки и безопасность. Документы публикуются на веб-портале мгновенно и получают все гарантии безопасности, свойственные EDI документам, что невозможно случае использования электронной почты или бумажных носителей.
- Отслеживаемость. Создатель документов все время контролирует информацию, отправленную партнеру.
- Электронное хранилище. Файлы хранятся в системе так долго, как этого требуют нормы законодательства, применяется усовершенствованная электронная подпись. В случае с инвойсами, например, устраняется необходимость печати и хранения документов, в то же время остается возможность их просмотра и обеспечивается достоверность не уровне не ниже, чем у печатных документов.
- Публикация всех типов данных. Business@Mail готов отправлять документы в четырех форматах:
- * стандартизованные с цифровой подписью;
-
- * структурированные без цифровой подписи;
-
- * графические (.pdf, .jpg, и т.д.);
-
- * смешанные (стандартизованные pdf с цифровой подписью).
- Бесплатно для получателя. Пользование сервисом не приносит затрат получателю, что особенно важно для небольших получателей, а также для тех партнеров, кто не может позволить себе внедрение интегрированного EDI-решения.
Известно, что похожие сервисы есть и в арсенале российских операторов. Однако в открытых источниках информацию о них обнаружить не удалось.