Документирование EDI процессов – это то, что категорически не хочется делать, но должно быть обязательно выполнено. Какие наиболее частые проблемы мешают автоматическому созданию заказов при обработке запросов? Что нужно делать, если не удается создать инвойс? Как быть, если не получается отправить уведомление об отгрузке?
Документирование – это важнейшая и критическая составляющая успешного внедрения EDI системы. Правильно и своевременно описанные EDI процессы гарантируют, что этот этап не будет забыт, и что к нему не придется возвращаться в будущем. В ежедневной рутине сотрудникам очень сложно помнить все реализованные технические решения и инструкции. Поэтому, когда возникает вопрос, кто и что должен делать, какие следующие шаги в той или иной ситуации, то на помощь приходит детальная документация.
EDI документация также очень важна, если за определенные задачи отвечает единственный сотрудник, и этот сотрудник неожиданно покидает компанию. Показательным является случай, когда единственный IT сотрудник клиента ушел из компании. Провайдер обеспечивал только маппинг части данных и документов клиенту, все остальные задачи клиент решал самостоятельно: IT сотрудник обрабатывал заказы, управлял отгрузками, а также загружал данные в ERP систему, которой провайдер даже не касался. В компании не было никакой документации, ни на какой процесс. В результате провайдеру пришлось выручать клиента и разбираться с тем, как подключать к нему нового партнера, как настраивать и загружать данные в ERP систему для работы с ним. Подробные документированные EDI процессы позволили бы справиться с ситуацией намного быстрее и проще, безболезненно подключить к работе нового партнера.
Документация также может быть успешно использована при изучении новыми сотрудниками процедур и процессов, принятых в компании.
Необходимость документирования технологических процессов клиентов имеет огромное значение и для EDI-провайдера или оператора ЭДО. А что делать, если сотрудник ушел в отпуск или вынуждено отсутствует на работе по неотложным причинам? Наличие «Карточки Клиента» с детальной документацией позволяет другим сотрудникам связываться с клиентами, решать возникающие задачи и продолжать работу над актуальными проектами. Это позволяет всему коллективу действовать единой командой и обеспечивать поддержку клиентов, не взирая на возникновение непредвиденных обстоятельств.
К наиболее важным в «Карточке Клиента» можно отнести следующие позиции:
- информация о подключениях (доступ к VPN, подключение к серверу, удаленный доступ к рабочему столу, наиболее важные модификации ERP системы, обеспечивающие работу EDI);
- информация о сервере и библиотеках ERP;
- контактная информация сотрудников клиента, с которыми происходит взаимодействие (имена, электронная почта, номера телефонов);
- лицензионная информация, версии ПО, имена пользователей и пароли, в случае, если на стороне клиента провайдером устанавливалось ПО.
Великолепно! Документация в порядке! Проводится ли ее регулярное обновление? «Карточка Клиента» будет работать на пользу только если она поддерживается в актуальном состоянии и отражает все последние изменения и дополнения. Обновленная документация гарантирует доступность самой свежей информации о клиенте. Таким образом, сотрудник, регулярно работающий с клиентом, ведет «Карточку Клиента». Если, например, изменение данных VPN доступа не было отражено в «Карточке», то коллеги не смогут подстраховать отсутствующего сотрудника. Аналогично, полученная информация о том, что кто-то из работников клиента покинул компанию, должна быть занесена в «Карточку Клиента». Данные «Карточки Клиента» доступны всем ответственным сотрудникам провайдера, что обеспечивает бесперебойную поддержку клиентов, в случае отсутствия кого-либо на рабочем месте.
Ведите и поддерживаете документацию – это позволит безболезненно решать проблему смены сотрудников.