Группе компаний «Каравай» удалось в два раза сократить время поставки хлеба с помощью EDI.

Четвертый год «Каравай» работает с провайдером E-COM по организации электронного обмена данными (EDI – Electronic Data Interchange) в своих бизнес-процессах и, в полной мере, может оценить эффективность проекта. За это время доведенная до автоматизма система приема, обработки и выполнения заказов позволила компании существенно оптимизировать свои бизнес-процессы.

Данными о преимуществах EDI-технологий поделился старший менеджер по работе с ключевыми клиентами группы компаний «Каравай» Георгий Багров:

Внедрение DESADV (уведомление об отгрузке) позволило в 1,5-2 раза сократить время приемки товара и, соответственно, быстрее осуществлять поставки.

Так, «Каравай» перевел в EDI большую часть работы по приему заказов, а их количество превышает 5000 в день, ограничив тем самым присутствие персонала на этом этапе.

Георгий Багров поясняет:

Единственное, чем занимаются люди – это анализом ошибок, которые выявляет система (несоответствие позиций, наименований и т.п.), и проверкой наличия регулярных заказов. Ведь не секрет, что каждому магазину в городе ежедневно нужен хлеб, и если вдруг мы не получили от постоянного клиента заказ, то ответственный за эту работу сотрудник будет выяснять причину произошедшего.

Автоматизирован в компании и процесс отгрузки. И здесь у «Каравая» своя особенность – DESADV формируется в момент выезда машины с грузом из ворот, на КПП, а не на стадии сбора заказа, как у многих производителей.

По заявлению Георгия:

Как только машина выехала за территорию нашего предприятия, торговая сеть уже знает, что к ней едет поставка. Этим мы исключаем любой человеческий фактор на этапе логистики, формирования отгрузочных документов и всего прочего.

Еще один документ, который активно использует компания, — уведомление о приемке (RECADV).
Система автоматически сравнивает два уведомления – DESADV и RECADV, в случае расхождения предупреждает о наличии ошибки. Сотрудник связывается с магазином, проводит сверку, вносит необходимые исправления, и только после этого формируется счет-фактура.

Как уточняет Георгий Багров:

Сопоставление дает оперативно понять в чем расхождение – в количестве, наименовании, цене. Инвойс-контролер видит проблему и в этот же день ее решает, что позволяет нам не нарушать законодательство, согласно которому мы должны в течение 3-х дней предоставить покупателю все необходимые документы по поставке. Также, внедрив схему перекрестной постоянной сверки между уведомлением о приемке от клиента и нашими отгрузочными накладными, мы практически решили проблему с неотфактурованными поставками.

Работа с E-COM позволила ГК «Каравай» в 2016 году увеличить трафик документов через платформу Evolution 3.0 на 10 % по сравнению с 2015-м. Количество транзакций превысило 6 млн.