Исследования показывают, что платежи по претензиям могут добавить почти 2% к выручке компании. Ответив на 3 вопроса, можно понять насколько успешно организация справляется с этими платежами.
Обычно ритейлеры выставляют разного рода штрафы вполне обоснованно. Да, они могут быть болезненно ощутимы, но ритейлеры верят в то, что разовая финансовая боль дисциплинирует поставщиков, стимулируя к более точному выполнению своих требований и устраняя дополнительные издержки по всей цепочке поставок.
Однако, если поставщик не обладает механизмом анализа причин возникновения данных штрафов и не может устранить причины их систематического появления, то обычно он принимает решение отнести штрафы на стоимость ведения бизнеса с данным ритейлером. Современные EDI-технологии позволяют исправить ситуацию.
Прежде всего, организация должна понять, какое влияние штрафы оказывают на весь бизнес и, что не менее важно, на взаимоотношения. Можно начать с ответов на вопросы:
- Существует ли в Вашей компании пороговое значение отчислений и каково оно?
- Считаете ли Вы, что ритейлеры «играют» со штрафами?
- Рассматриваете ли Вы штрафы как плату за ведение бизнеса? Какова система отчетов по штрафам и существует ли понимание причин наложения штрафов ритейлерами?
Порог списания
Часто бухгалтерия, стараясь упростить процессы и уменьшить временные затраты на разбирательства с ритейлером, устанавливает порог списания (штрафов) для сумм, которые признаются незначительными. Таким образом, автоматически списываются суммы штрафов (например, менее 3 000 руб), предполагая, что разбирательства с ритейлером будут стоить дороже.
С одной стороны, предположение выглядит разумным, с другой стороны, в реальности происходить быстрый рост подобных отчислений. По факту же, по данным исследования консалтинговой группы Attain, размер подобных выплат может доходить до 2% общей выручки компании. Таким образом, если не контролировать платежи, то и решить проблему будет сложно.
Определив границу вычетов, можно узнать насколько велика проблема штрафов для компании. Вместе с тем, индикатором выхода ситуации из-под контроля, можно считать порог, превышающий 5 000 рублей.
«Игры» ритейлеров
Подавляющая часть ритейлеров применяет штрафы в попытке сделать цепочку поставок более эффективной. Например, если «Уведомление об отгрузке» (EDI 856 / DESADV) в момент поступления товаров в распределительный центр не обнаружено, то это действительно ведет к дополнительным затратам ритейлера. Вместо автоматической сортировки товаров, он будет вынужден вручную вводить данные о поставке, печатать и наклеивать этикетки, до того как отправить товар в магазины. Таким образом, если поставщик обвиняет ритейлера в манипуляциях со штрафами, то, наиболее вероятно, что поставщик не до конца понимает за что получает штрафы и как разрешить ситуацию.
Плата за ведение бизнеса
Многие поставщики полагают, что штрафы – это плата за ведение бизнеса с ритейлером и даже выделяют специальные фонды для оплаты штрафов. Когда штрафы становятся настолько предсказуемыми, что компания выделяет под них специальный бюджет, то это означает, что ситуация вышла из под контроля.
Движение вперед
Цепочки поставок в ритейле автоматизируются уже более 20 лет и у поставщиков имеется достаточный арсенал средств для решения проблемы штрафов:
- Определение сумм штрафов по ритейлерам и по типу.
- Создание команды из сотрудников бухгалтерии, IT/EDI и службы поддержки клиентов, для регулярного разбора получаемых штрафов.
- Внедрение механизмов, предотвращающих прямое попадание штрафов на оплату в бухгалтерию.
Узнать больше о том, как минимизировать расходы на оплату штрафов, можно обратившись к нашим экспертам и консультантам по EDI.