Одним из стандартных EDI-сообщений является CONDRA- неструктурированный документ, который существует наряду с популярными ORDERS, DESADV, INVOICE. Он служит для передачи файлов любого типа и формата, будь то документ Word, Excel или сканкопия в виде pdf, jpg и др. По сути это такой же транспортный контейнер, который используют все бухгалтеры для отправки отчетности в налоговые органы.
CONDRA вполне можно назвать сервисом, учитывая количество типов документов, пересылаемое с его помощью. Среди них различные договоры, акты, реестры, уведомления, письма, дополнительные соглашения и многое другое. Практически весь неформализованный документооборот с контрагентом может быть переведен в электронный вид – достаточно зайти в систему, выбрать соответствующий тип документа, прикрепить файл, подписать его ЭП, от чего он станет юридически значимым (ЮЗД), и отправить как обычное EDI-сообщение.
Как использовать EDI для обмена неформализованными юридически значимыми документами, на примере торговой сети «Холидей» показала компания E-COM. Еще в 2014-м они начали работать в этом направлении и постоянно наращивают темп. Три года назад количество переданных за месяц документов не превышало 500, сейчас сеть пересылает более 1,5 тысяч.
В ТС «Холидей» очень быстро поняли все преимущества работы с CONDRA. Первый неструктурированный документ, которым ритейлер начал обмениваться с поставщиками был график поставок. Далее к нему добавились различные акты (премии к договору поставки, оказанных услуг, расхождений), приложения к договору маркетинга, уступка прав требований и другие. Сеть подключила 95 % ассортиментных поставщиков к работе с ЮЗД.
По словам руководителя службы по сопровождению коммерческих операций Марии Бесчастновой:
Компания получила ощутимые выгоды в виде сокращения транзакционных издержек, количества спорных ситуаций (разногласий), требуемых ресурсов на сверку данных и увеличения оборачиваемости денежных средств. К тому же постоянное взаимодействие с разработчиками провайдера электронного документооборота E-COM позволяет дополнять функционал документа под существующие бизнес-процессы ритейлера. Например, появились документы, которые должны быть подписаны представителями трех разных юридических лиц. E-COM решил эту задачу и функционал трехстороннего подписания документа на следующей неделе будет запущен в продуктивный режим.
Помимо ТС «Холидей» с CONDRA работает достаточно много ритейлеров — это «Гиперглобус», «Сельта», «Метро», «Ашан», «Дуслык», X5 R.G., «Лента», «Магнолия» и другие. Начинали осторожно, с одного типа документа, оценивая преимущества и перспективы такого обмена. Полученный результат вдохновил, и за первым отправленным, условно говоря, договором, последовал акт сверки, реестр поставок и т.д. В некоторых торговых сетях этот список содержит более 30 позиций.
Надо сказать, что CONDRA – очень простой в эксплуатации документ. При работе с ним не требуется больших усилий. Обязательных полей для заполнения всего два – номер документа в свободной форме и дата его отправки. При необходимости также можно передать дополнительную информацию в полях «Описание», «Сумма», «Номер договора», «Дата договора», «Тип документа», но необязательно.
Выбираете контрагента по номеру GLN, названию компании или ИНН, прикрепляете файл и отправляете его на подпись. После нажатия кнопки «Подписать» появится статус, уведомляющий о том, что документ подписан. Остается только нажать на кнопку «Отправить».
Важно отметить, что для использования CONDRA применяется как интегрированный формат (несмотря на то, что документ неструктурированный), так и работа на web-платформе Evolution 3.0. Контрагент имеет право отклонить документ, указав причины. При этом вторая сторона, как первичный отправитель, может отозвать неподписанный файл и сформировать новый, если прошлый устарел или условия изменились.
Бывают такие маленькие детали, без которых обойтись можно, но с ними жизнь становится намного легче. Так вот CONDRA как раз из их числа.
Чтобы оценить ее преимущества, достаточно привести один пример. Все бухгалтеры торговой сети, согласно пункту 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) должны хранить акты сверок со всеми поставщиками товаров и услуг, подписанные с двух сторон, за год (обязательно) и за квартал (рекомендовано). Если у сети 1000 поставщиков, то это как минимум 1000 актов сверок, каждый из которых должен быть подписан, то есть сначала курьер или «Почта России» везет документ на подпись в одну сторону, затем в другую. Все эти акты собираются в тома и хранятся на полке. По требованию налоговиков приходится оригинал искать, сканировать, и возвращать в архив. С документом CONDRA процесс значительно упрощается. Акт сверки в виде сканкопии загружается в используемую систему, подписывается ЭП и отправляется контрагенту. Тот, со своей стороны, ставит подпись и отправляет назад. Всё!
Хранится такой документ в электронном виде. В результате сокращается время на согласование и доставку документа, освобождается место в архиве, а также упрощается отправка данных в налоговые органы.
Электронизация документооборота не стоит на месте, и те документы, которые считались неструктурированными, в итоге находят свой формат. Так, например, стал электронным график поставок, унифицирован универсальный передаточный документ. Но пока существует хоть один неформализованный документ, до тех пор будет востребована и CONDRA – своеобразная «золушка» среди EDI-сообщений.