«КэтЛогистик» перешла на электронный документооборот (ЭДО) через Контур.Диадок с 20 % клиентов, что помогает компании экономить деньги и рабочее время сотрудников.
«КэтЛогистик» входит в группу «Омега» — это один из ведущих российских дистрибьюторов запасных частей к европейским грузовым автомобилям. Ежемесячно компания формирует для клиентов 30 000 закрывающих документов, которые отправляются вместе с грузами. Документы могут потеряться в пути или стать нечитаемыми.
Поясняет Алексей Ширяев, руководитель IT-службы ООО «КэтЛогистик»:
Контрагенты часто просят продублировать документы. Мы печатаем и отправляем их заново, это увеличивает трудозатраты. Нашему бухгалтеру приходится отслеживать недоставленные „долги“, есть риск не закрыть сделки в налоговом периоде, возникает масса неудобств. Это заставило нас задуматься об электронном документообороте. Он обеспечивает гарантированную и быструю доставку документов.
По подсчетам «КэтЛогистик», печать документа обходится в 70 копеек. Это 252 000 рублей в год. Ежегодно архив компании прирастает на 360 000 документов, которые нужно хранить и периодически представлять в налоговые органы. Чтобы делать это быстро, необходимо вести бумажный архив, что также требует затрат.
Рассказывает Константин Козлов, руководитель проекта Диадок компании СКБ Контур:
Компания ведет учет в системе 1С. В Диадоке для нее разработан типовой интеграционный модуль, которым воспользовалась „КэтЛогистик“. В результате ее сотрудники подписывают и отправляют электронные документы в привычном интерфейсе 1С и в режиме „единого окна“: им не нужно выгружать их из учетной системы, заходить в Диадок и т. д., все делается прямо в 1С.
«КэтЛогистик» внедрила ЭДО в 2016 году и направляла клиентам электронные счета-фактуры и ТОРГ-12. С 1 июля 2017 года компания перешла на новый формат электронных документов и воспользовалась возможностью, которую он предоставляет, — заменила счета-фактуры и ТОРГ-12 универсальным передаточным документом (УПД). Тем самым она еще сократила затраты на документооборот, так как теперь снизился исходящий трафик.
Алексей Ширяев говорит:
Сейчас мы обмениваемся электронными документами через Диадок с 20 % клиентов. Наша цель — все контрагенты. Параллельно мы работаем над тем, чтобы перевести в электронный вид и другие типы документов. Главное — мы получили быстрый и полностью контролируемый документооборот, который экономит нам время и деньги.