Где взять данные, демонстрирующие клиенту все преимущества EDI и ЭДО? Цифры западных аналитиков нередко кажутся нашему потребителю завышенными. Исследования отечественных ассоциаций, наоборот, часто бывают сосредоточены вокруг внедрения СЭД, что оставляет за скобками экономию от внешнего ЭДО. Между тем, провайдер и оператор может сам рассчитать недостающие ему для работы с новыми клиентами метрики эффективности.

Как не терять время при обмене документами? Можно ли сократить затраты на документооборот? Стоит ли платить за дополнительный функционал и сервис, как это поможет компании избежать различных трудностей и неувязок, возникающих при поставках товаров или услуг, а также при расчетах? Подобные вопросы часто связанны процессом перевода клиентов на электронный документооборот (ЭДО), делающий их бизнес эффективнее. А значит — важны и интересны провайдеру с оператором.

Нуно Фернандес  (Nuno Fernandes), International Markets Manager компании Saphety, привел следующие цифры потерь:

• 3,5% теряется от объема выручки из-за неэффективного информационного обмена в цепях поставок;
• 60% выставленных счетов имеют ошибки. Исправление каждой стоит от 40 до 400 долл.;
• 30% описаний товаров/услуг в торговых каталогах ошибочные. Цена ошибки — от 60 до 80 долл.;

Среднее время исправление таких ошибок равно 25 минутам на один SKU, а срок добавления описания нового товара примерно равен 4-м неделям.

В 2012 году Национальная ассоциация инноваций и развития ИТ (НАИРИТ) провела масштабный опрос порядка тысячи отечественных топ-менеджеров и рядовых сотрудников отделов делопроизводства и пр. с целью оценить потерю ресурсов каждой компании от применения «бумаги».

Опрошенные НАИРИТ компании (по отраслям)

Источник: НАИРИТ     

В частности, выяснилось, что для группы крупных компаний (с оборотом 700 млн.—1 млрд. руб.) справедливо следующее:

• среднее время на поиск одного документа в бумажном архиве составило примерно 8 мин;
• ежемесячные затраты на доставку документов территориально-удаленным адресатам– 225 тыс. руб. в месяц;
• потеря документов происходит 2-3 раза в месяц;
• годовые потери от затягивания сроков согласования оценены респондентами цифрой до 3,5 млн. руб.;
• экономический эффект от внедрения СЭД – от 12 до 14 млн. руб.

Нужно учитывать, что исследование проведено, преимущественно, по внутреннему документообороту заказчиков СЭД. Если учесть межкорпоративный обмен документами, то статей непроизводительных затрат при работе компании с бумагой окажется больше.

К примеру, согласно отчету ECR за этот год, экономия на одном стандартном пакете документов, ставшем электронным, составляет около 56 у.е. Можно отметить, что по причине нарушения сроков, комплекты  бумажных документов отправляются по почте повторно, что, обычно, увеличивает их общее количество примерно в 1,5 раза.

На платформе Exite вся цепочка документооборота автоматизирована и полностью интегрирована с учетной системой пользователя. Это позволяет формировать ответные документы, — такие как, скажем, накладная, акт или счет, — в один клик.

Компания Exite провела собственное исследование и выяснила, что по времени,  подписать и отправить ответный электронный документ занимает около 1 минуты (с учетом поиска в архиве), а бумажный—6 минут. Иначе говоря, временные затраты на обработку электронных документов примерно на 80%  меньше.

Преимуществом ЭДО является его экономический эффект: так, в сравнении с бумажным документообротом, он оказался дешевле на 46%. При оценке не был учтен ряд показателей, таких как плата за аренду помещения для хранения документов, стоимость утилизации документов, ведения архива и т.д.Также были исключены затраты, связанные с приемом подписанных документов, эксплуатацей оргтехники и т.п. В  ряде случаев, все это составляет еще дополнительные 20%, которые также можно сэкономить.

В заключение, можно добавить, что ЭДО более безопасен для окружающей среды. Из-за чего западные компании, которые проводят политику «зеленного офиса», выбирают электронный документооборот. А производители бумажных изделий не всегда бывают довольны этим обстоятельством.

Посчитав эффект от замены 10 тыс. инвойсов электронными, мы узнаем, что сэкономим:

• 830 рабочих часов
• 1800 евро на зарплате и расходных материалах
• 500 евро за счет соблюдения сроков по деловым обязательствам, устранения дубликатов документов и т.д.
• 10 тыс. листов бумаги (=2 дерева)
• 107 км пробега автомобиля
• 0,34 кубических метра свободного пространства

Интересно, что за счет сбереженных средств можно месяц обеспечивать электроэнергией жилой дом. При этом в атмосферу не будет добавлено 9 кг вредных выбросов.

Олег Дзюба