Продолжаем серию публикаций о юридически значимом электронном документообороте, электронных счетах-фактурах ( ЭСФ ) и мифах, которые его сопровождают. Материалы предоставила компания Сервионика.
Миф 2: оператор может потерять документ, а клиент об этом и не узнает
Допустим, у оператора, продавца и покупателя все работает. А документа… нет. От продавца он ушел, а к оператору не пришел. Или, например, от оператора ушел, а к покупателю – не пришел. Как своевременно обнаружить это событие, найти документ, обеспечить его гарантированную доставку, и кто виноват в его потере?
Ответ на эти вопросы следует искать исходя из того факта, что потеря документа оператором очень маловероятна. Но даже если это случиться, то факт приема/отправки документа может быть четко установлен клиентом на основании квитанций, которые формирует оператор на каждом этапе обработки документа. В Договоре SLA между оператором и клиентом отражаются все ситуации, которые могут возникнуть между оператором и клиентом оператора.
Рассмотрим пример ЭСФ. Для этого документа крайне важно фиксировать все моменты его прохождения, понимать, когда именно он пришел, и к какому налоговому периоду его отнести. Отслеживать этапы прохождения счета-фактуры важно для того, чтобы не возникло споров по поводу НДС.
Передача ЭСФ регулируется Приказом 50 Н, и, в соответствии с ним, на каждом этапе прохождения счета-фактуры оператор для каждой из сторон генерирует квитанции-подтверждения. Поэтому отследить по этим квитанциям , что что-то пошло не так, очень легко – сразу видно, на каком этапе и на чьей стороне не было отправлено подтверждение и цепочка прервалась. Также в системах ЭДО у всех операторов происходит логирование (протоколирование) операций, позволяющее отследить, где и когда произошел сбой, установить и устранить причину. На вопрос «кто виноват» при таком подходе очень легко найти ответ.
Добавим, что оператор обычно очень заинтересован в своих клиентах, поэтому решает такие вопросы в рабочем порядке и не доводит ситуацию до конфликта. С этой целью у операторов созданы и функционируют в режиме 24х7 подразделения технической поддержки и мониторинга, основной задачей которых является выявление и устранение всех сбоев еще до того, как это обнаружит клиент. На основании статистических данных операторы формируют эталонный график активности каждого клиента. Скажем, с 10 до 11 утра по вторникам ООО «Аленка» обычно отправляет заказы поставщикам. И, например, если сегодня вторник и до 11 утра заказы не поступили в систему, то это служит сигналом для начала поиска причин этой нештатной ситуации. И подобные алгоритмы обеспечения беспрерывного функционирования сервиса постоянно совершенствуются и обновляются. Поэтому потерять документ, работая через оператора, гораздо сложнее, чем без него.
Инга Майор
Фото: samurai, FreeDigitalPhotos.net