АР автоматизация — 10 шагов, гарантирующих успех проекта. Автоматизация работы отделов оплаты помогает добиваться больших результатов с меньшими усилиями в сложное для экономики время. В случае, если программа реализована правильно, AP подразделения превращаются из центров затрат в центры генерации прибыли.
- Создайте свой бизнес-кейс
Для обеспечения поддержки своего проекта автоматизации, Вам необходимо продемонстрировать бизнес-кейс, который покажет, что вложенные в проект средства вернутся с прибылью и, в тоже время, обеспечат решение проблем, связанных с ручной обработкой бизнес-процессов. Определению наилучших показателей возврата от инвестиций следует уделить основное внимание при выборе решения. Так же, интересным может стать сравнение показателей различных решений, особенно если сопоставить выбор лицензионных продуктов, размещаемых на мощностях компании, с облачными SaaS решениями. Начните с вычисления текущей стоимости обработки инвойсов и сбора информации об уменьшении этой стоимости от компаний, предлагающих решения по автоматизации. После этого используйте простейшую формулу: (Текущая стоимость за инвойс–Планируемая стоимость за инвойс)*Количество инвойсов= Экономия.
Важно, чтобы планируемая стоимость обработки одного инвойса включала в себя стоимость обслуживания и поддержки, будущие обновления, IT ресурсы и инфраструктуру, стоимость труда работников AP отдела.
- Заручитесь поддержкой высших руководителей как можно раньше.
При наличии нескольких проектов, претендующих на один и тот же IT бюджет и инфраструктуру, получить поддержку и одобрение Вашего проекта со стороны высшего менеджмента компании просто необходимо. Для увеличения шансов на успех, создайте управляющий комитет, состоящий из высших руководителей различных департаментов (Оплаты, Закупки, Цепочки поставок) и добейтесь согласованного подхода к вопросам функционала, ожидаемых преимуществ и рентабельности.
- Определитесь со своими требованиями.
Начинайте движение в сторону AP автоматизации c тщательного изучения текущих процессов. Затем определите приоритеты Ваших потребностей и выберите задачи и функции, которые являются лучшими кандидатами для автоматизации. Используя данную информацию, подготовьте дорожную карту автоматизации, в которой отразите основные этапы и определите даты выполнения этапов. В идеале это должен быть 3-5 летний план.
- Выберите поставщика услуг по автоматизации.
После выработки четкого перечня требований, используйте эту информацию для разработки запроса на предложение, который будет направлен небольшому списку отобранных провайдеров услуг, способных выполнить выши требования. Ваш запрос должен включать в себя, как минимум, общий обзор требований, предполагаемые модели будущей системы, список вопросов, которые помогут понять возможности провайдера, вопросы по уточнению коммерческих условий провайдера.
Не забудьте спросить провайдера о рекомендациях от клиентов и задать сложные вопросы: Были ли клиенты удовлетворены данным решением? Какие сложности встретились во время внедрения решения?
- Обсуждайте условия контракта.
Имейте ввиду, что коммерческие условия, выдвигаемые провайдером, часто являются предметом для переговоров. Во время переговоров, постарайтесь удержать баланс между тратами на внедрение/лицензии и стоимостью годового обслуживания/транзакции. Кроме того, не забывайте проверить срок действия контракта, соглашения об обслуживании, штрафах за досрочное прекращение контракта. Важно подключить юридический отдел к разработке контракта на самых ранних этапах.
- Продумайте пилотный проект, подтвердите правильность концепции.
Если существуют малейшие сомнения в целесообразности развертывания полномасштабного, долгосрочного проекта, протестируйте решение на небольшом пилотном проекте. Пилотный проект должен длиться 1-2 месяца и позволяет компании протестировать решение и оценить отдачу до начала работ по долгосрочному контракту.
- Будьте всегда на связи.
Процесс автоматизации затронет Ваших поставщиков, особенно тех, у кого велик объем транзакций, и может потребовать действий с их стороны, направленных на адаптацию к новому процессу и системе. Для более плавной интеграции привлекайте этих клиентов на ранних этапах развития проекта, познакомьте их с планами и объясните, чего им ждать от новой системы: интеграция с ERP поставщика, использование его портала для получения инвойсов, загрузка инвойсов в электронных форматах. Убедитесь, что клиент имеет контакты ответственного сотрудника в Вашей компании, у которого в любой момент можно будет получить справку или консультацию.
- Привлекайте Ваших поставщиков
При планировании автоматизации, не следует ожидать, что все ваши поставщики будут готовы к электронному обмену инвойсами. Планируйте подготовить для них программу подключения вместе с Вашим провайдером. Кроме того, провайдер должен иметь план на случай появления поставщиков, которые не смогут обрабатывать электронные инвойсы в ближайшем будущем.
- Оцените производительность системы.
При тестировании системы автоматизации AP разработайте с Вашим провайдером показатели оценки эффективности.
Метрики могут включать в себя:
- количество времени, затрачиваемое на получение и утверждение инвойсов.
- Количество времени, необходимое AP и IT отделам для управления системой и процессами.
- Процент инвойсов, готовых к оплате в срок.
- Количество подключенных поставщиков.
- Количество инвойсов, полученных в электронном виде.
- Количество времени, необходимое для устранения споров по инвойсам.
- Количество времени, необходимое для обработки отказов.
Для определения успешности решения вашего провайдера, сравните эти показатели с показателями первоначальной производительности.
- Наблюдайте за работой Вашей системы.
После того, как Ваше решение будет готово и начнет работу, убедитесь, что извлекаете из него максимальную пользу. Периодически контролируйте процесс и производительность, чтобы поддерживать максимальную рентабельность. Это позволит непрерывно улучшать систему, чтобы добиться больших доходов от расширения автоматизации.