Электронные счета-фактуры ( ЭСФ ) намного удобнее бумажных. ЭСФ можно автоматически из своей учетной системы отправить покупателю в электронном виде в течение нескольких секунд. Но где гарантия, что покупатель получит отправленные Вами е-инвойсы?
Чем больше EDI и ЭДО B2B обмен используется на практике, тем чаще возникают ситуации, когда вопросы обеспечения качества и надежности сервиса приобретают самое важное значение. Несвоевременная доставка счета-фактуры влечет за собой задержку ее обработки, согласования, оплаты. Дефицит оборотных средств очень чувствителен для бизнеса любой компании. Как эти вопросы решаются операторами сегодня?
Регламент ФНС предусматривает квитирование оператором и принимающей стороной каждого электронного документа. Но это в том случае, если документ попал к получателю. А если документ «застрял» у оператора? В этом случае жди беды. Если сам оператор вовремя не обнаружит проблему, то документы могут копиться несколько дней, а то и недель. При ежедневной обработке сотен тысяч документов проблема может быть обнаружена не сразу. И объем «нефактурированных» поставок может достигнуть астрономических сумм, исчисляемых десятками или сотнями миллионов рублей. И тогда претензии от поставщика и торговой сети будут скорее всего неизбежны и вполне обоснованы.
При EDI – обмене каждый оператор предлагал поставщикам возможность контролировать статусы обработки документов ( отправлено, получено оператором, обработано оператором, доставлено получателю, просмотрено получателем, сформирован ответный документ,…) средствами web- портала оператора.
При обмене электронными счетами фактурами и другими документами по регламенту ФНС в обмене могут участвовать несколько операторов. Почему? – спросите Вы. Дело в том, что статус «уполномоченный оператор ЭДО» часто имеет тот, у кого нет собственной EDI- платформы. А разработать ее – задача очень сложная и длительная. Купить – это не серийный продукт, поэтому вряд ли возможно. Рынок продажи готовых EDI-платформ еще не сформирован не только в России, но и в Европе. Да и цена будет совсем не маленькая. Поэтому остается самый простой вариант – сотрудничать с тем, у кого такая платформа имеется. Это один из сценариев. Возможна также ситуация, когда в России работает оператор-партнер зарубежной компании. И платформа принадлежит партнеру. В этом случае также организуется транзит электронных документов между различными операторами. Есть еще ситуации с роумингом. В любом из этих случаев в технически непростом EDI – ЭДО – обмене появляется еще более сложный стык (интерфейс) между платформами. Узкое место. И на стыке двух платформ и двух разных компаний, пусть даже и партнеров, проконтролировать качество становится еще сложнее.
Получается, что все временные интервалы движения документа в сети EDI или ЭДО должны быть жестко настраиваемыми параметрами и контролироваться как самими операторами на уровне их технической поддержки, так и клиентами посредством получения автоматических уведомлений, проверки статуса отправленного документа в учетной системе, в случае ее интеграции с ЭДО-EDI системой, или через web-интерфейсы специальных порталов для мониторинга прохождения их документов. В каком-то смысле по аналогии со службами экспресс-доставки писем или бандеролей.
Предоставляется ли для Вас такая возможность Вашим оператором ЭДО? Это вопрос, над которым стоит незамедлительно и серьезно задуматься. Иначе Ваши денежки будут работать не на Вас.
Алексей Тихонов