Своевременное обновление EDI ПО и резервирование данных — необходимое условие для надежной работы с электронными документами. Жизнь часто преподносит неожиданные сюрпризы. Уроки, извлекаемые из таких ситуаций, могут быть очень болезненными, а порой и разрушительными. Случаи из повседневной практики EDI-операторов могут помочь избежать крупных ошибок в будущем.
Не так давно у клиента, представляющего финансовый сектор, вышел из строя EDI сервер. Специалисты быстро установили новый сервер и загрузили необходимое системное ПО на него. Однако, возникла проблема с программами сохранения/восстановления прикладного ПО и данных из резервных копий. Клиент зашел на сайт провайдера, скачал и установил последнюю версию лицензионного ПО, и сразу выяснилось, что до этого они пользовались старой версией, а полученное достаточно давно обновление своевременно не установили. В панике клиент связывается с провайдером, как всегда это происходит в нерабочее время. Случайно в офисе находится задержавшийся специалист требуемой квалификации. Проверив архивы сохраненных версий, провайдер нашел и отправил подходящую версию ПО клиенту. После ее установки клиент смог успешно восстановить данные и вернуться к нормальной работе.
Какой урок извлек клиент из этой истории? Теперь они хранят копию версии используемого ПО в отдельной папке на сервере и на резервном сервере, а так же запланировали переход на новейшую версию ПО.
Интересен и другой случай. Крупная российская торговая сеть обратилась к EDI-оператру с просьбой восстановить документы трехлетней давности по конкретному поставщику . При этом услуга ведения электронного архива у оператора не заказывалась. Оператор ответил, что это требует некоторых усилий и дополнительной оплаты, так как три года назад документы передавались по одной спецификации, а сейчас прошли множественные изменения форматов документов, интерфейсов, и старые документы не удастся так просто просмотреть через новый веб-интерфейс оператора или загрузить в учетную систему клиента. Разгорелась дискуссия, в ходе которой все же удалось продемонстрировать клиенту сложность и трудоемкость данной операции. Отказаться от задачи получения старых документов было очень дорогим удовольствием, так как эти документы нужны были торговой сети для ответа на серьезные финансовые претензии со стороны поставщика. В результате торговая сеть не только оплатила работу оператора по извлечению и преобразованию запрошенного пакета документов, но заказала услугу по восстановлению архива всех старых документов по всем поставщикам, а также заключила договор на ведение оператором электронного архива всех передаваемых документов.
Стоит только посчитать, какие суммы поставок товаров оформлены через EDI и ЭДО, сразу становится понятна важность обеспечения их хранения и мгновенного доступа к электронному EDI ЭДО архиву. Это сразу заставит уделять EDI ПО столько же внимания, сколько требует к себе обслуживание ERP-системы. В частности, это относится и к интеграционным модулям и интерфейсам обмена. Регулярные резервные копии, хранящиеся на нескольких серверах, парольная защита, обновление ПО до последних версий – это наиболее важные аспекты обеспечения стабильной работы EDI-системы.
Следует заметить, что сегодня на фоне бурного развития в Росси EDI и ЭДО многие операторы фокусируются на количестве клиентов и документов, захватывая новые секторы рынка. А сами клиенты еще не столкнулись с проблемами доступа к старым документам и плохо понимают их последствия. И было бы правильно не ждать, пока грянет гром, а всерьез проработать и подписать с EDI оператором договор на ведение электронного архива всех документов с требуемым уровнем финансовой ответственности оператора за выполнение требований SLA.