Веб-портал, созданный для оптимизации процесса закупки, управляет взаимоотношениями от выбора партнера до проведения переговоров онлайн. Отзывы о новом продукте только положительные: регистрируясь на портале, поставщики могут сразу видеть весь спектр запросов, которые предъявляет McDonald’s, получить всю необходимую информацию.

Сегодня 510 ресторанов McDonald’s в Италии предлагают не только гамбургеры, картошку фри и кока-колу, но также и большой выбор продуктов итальянской кухни,- 70% поставок товаров осуществляется с итальянских агропредприятий. За период с 1985 года, когда Макдональдс открыл двери первого ресторана в Италии, удалось найти оптимальный баланс между традиционной американской кухней и гастрономическими привычками итальянцев. Примером сложившегося порядка стало появление несколько лет назад в меню салатов с пастой, а в сети McCafes сейчас предлагают не только кофе и капучино, но и широкий выбор кондитерских изделий и выпечки. Нынешняя ситуация сложилась в результате выполнения стратегии компании, направленной на удовлетворение вкусовых и пищевых традиций в каждой стране присутствия, использование местных рецептов и ингредиентов.

Статистика показывает, что итальянцы приняли эту формулу, причем настолько хорошо, что страна считается имеющей наибольший потенциал роста. За последние 5 лет Макдональдс открыл в Италии 30 новых ресторанов, создал 1000 рабочих мест. Всего же в компании работает 20 тысяч сотрудников и годовой оборот превышает миллиард евро. 85% ресторанов работают по франшизе, которая подписана со 130 итальянскими предпринимателями. Рестораны сети обслуживают 700 тысяч покупателей ежедневно, а в год в рестораны доставляется 140 тысяч тонн продуктов. Развитие сети стало возможным также благодаря менеджменту, сфокусированному на внедрении инновационных технологий с целью оптимизации бизнес процессов.

Созданная компанией BravoSolution платформа широко используется поставщиками по всей стране, обеспечивая автоматизацию закупок, соблюдение требований компании и законодательства, подтверждение квалификации поставщиков.

На первых этапах порталом пользовались 2 основных подразделения, которые осуществляют 80% закупок в Италии. На сегодняшний день практически все закупки осуществляются автоматически, обеспечивая Макдональдс продуктами и услугами. Например, поставки электричества, которые предоставляют около 400 поставщиков, зарегистрированных на портале. В то время, как основные стратегические продукты (мясо, хлеб, салаты) исключены из списка и поставляются на основе долгосрочных международных контрактов, все остальные товары и сырье, начиная от пива и заканчивая товарами для промо-акций, выставляются на тендер каждые 2-3 года.

Еще одной областью применения портала является строительство. Тендеры проводятся на строительство новых ресторанов, дизайн и оформление внутренних помещений, специальные проекты, содержащие необычные технические спецификации, например, внешняя облицовка зданий.

Как используется портал

Портал используется для поиска новых поставщиков, а также для управления процессом переговоров с существующими партнерами. В результате удалось оптимизировать ресурсы, повысить эффективность процессов, сократить время поиска новых поставщиков и создать расширенный и более качественный список всех контрагентов.

Ранее для каждого направления и категории продукции тендеры проводились начиная с базовых этапов и заполнения всех данных, теперь же портал позволяет централизованно хранить всю информацию и все закупщики могут легко получить требующуюся для контракта информацию, даже если они не имеют истории личных прямых отношений с выбранным поставщиком. Улучшилось управление тендерами, процессы закупки стали более прозрачными.

Списки аккредитованных поставщиков являются ключевым фактором при сокращении времени выбора поставщика:

• поставщик регистрируется на портале;
• получает спецификацию;
• заполняет необходимые данные;
• отправляет требуемые документы;
• играет проактивную роль в квалификационном процессе.

Портал автоматически отслеживает сроки действия представленных документов.

Помимо ускорения и повышения эффективности процессов, выявились и другие преимущества перехода на новую систему закупок. Улучшилось взаимодействие с поставщиками: Макдональдс имеет большой портфель заказов, поэтому поставщики могут легко обнаружить позиции для поставки, о которых они ранее не подозревали. Зарегистрировавшись на портале они получают доступ ко всем потребностям Макдональдс. Портал стал эффективным средством взаимодействия и общения между компанией и поставщиками.

Кроме того, в результате внедрения системы удалось «дематериализовать» документы, которые обычно используются при заключении контрактов. Теперь документы не появляются в бумажной форме. Более того, они даже не пересылаются по электронной почте. Удалось отказаться от предложений, презентаций, которые приходили по факсу, электронной почте и плохо укладываются в рамки структурированного подхода.

В ближайшее время будет реализована функция оценки эффективности поставщиков на основе KPI. Сначала задачу планируется решить для строительного направления. Таким образом Макдональдс сможет проанализировать, подходит ли под заданные критерии поставщик до начала торгов и позже, во время выполнения работ, отразить текущие результаты для будущих торгов.

Дополнительные сценарии использования портала

Сегодня портал на 90% используется для обеспечения закупок, вместе с тем, возможности его применения значительно шире.

Тендеры на продажу проводятся все чаще и чаще. В течении нескольких лет компания задействовала собственные автомобили для сбора отработанного масла из ресторанов, доставки его до распределительных центров для хранения и последующей реализации предприятиям, производящим биодизелное топливо. Процессы, известные как «обратная логистика», постепенно набирают обороты – алюминевые банки, пластик, картон – все это стоит значительных денег. Поэтому Макдональдс нацелен на продажу вторичного сырья по максимальным ценам и с минимальными издержками.

Еще одним примером использования портала является закупка электроэнергии. Рестораны, работающие по франшизе, обязаны использовать сырье, одобренное и закупаемое централизованно, однако на услуги, например, электричество, рестораны выбирают поставщиков самостоятельно. Поэтому, когда Макдональдс проводит тендер на закупку электричества, компании важно определить рестораны, которые будут участвовать в совместной закупке и предварительно оценить объемы потребления. В этом случае портал выступает как площадка для взаимодействия с франчайзи, как альтернатива сбора и обобщения информации посредством электронной почты.

Распространение опыта на другие страны

Италия стала первопроходцем в части автоматизации закупочной деятельности, однако другие европейские страны проявляют интерес к проекту. Процедуры закупки стандартизированы для всех подразделений компании и устанавливаются штаб-квартирой. Доказанная итальянцами эффективность и лучшие практики могут стать основой для распространения подхода по всему миру.

Российский Макдональдс на своем сайте в разделе закупок предлагает заполнить комплект документации для участия в тенедере на строительство нового ресторана. Закупка продукции никаким образом не обсуждается. Вместе с тем, ЗАО «Макдональдс Москва» и ООО «Макдональдс» работают с СКБ Контур в части ЭДО.