Все мы не раз слышали множество историй о длительном внедрении системы, которая с треском проваливалась во время ввода в эксплуатацию. Решение перейти на EDI может быть прекрасной инвестицией с большой отдачей. Однако, для обеспечения положительных результатов, следует озаботиться тем, чтобы собственно процесс развертывания системы был тщательно продуман, проанализирован и проверен, с целью правильного определения масштабов работ и выделения ключевых областей, требующих улучшения.
Развертывание EDI системы – это сложный процесс, в ходе которого невозможно обойтись без квалифицированного EDI-консультанта. Имея в своем багаже арсенал EDI-компетенций, консультанты определили 9 основных шагов на пути к получению наилучших результатов от внедрения EDI в компании.
Как в своих лекциях в EDI Академии утверждает Михаил Котоян (Michael Kotoyan):
Лучших результатов можно добиться, когда команда, ответственная за внедрение EDI включает в себя руководителя и акционера каждого бизнес-направления, которое будет затронуто внедрением EDI.
Собрав всех представителей в единый комитет, можно действительно получить экспертизу, необходимую для повышения отдачи от проекта.
Нижеперечисленные шаги помогут определить сегменты, которые потенциально будут затронуты внедрением EDI и требуют к себе повышенного внимания.
- Исследуйте свою ERP или POS систему.
Прежде всего изучите свою ERP или POS систему на предмет определения информации, которая может быть обработана, создана и импортирована системой. - Изучите торговых партнеров.
Рассмотрите своих торговых партнеров по всей цепочке поставок и выявите, тех которые могут стать участниками электронного обмена, какого рода транзакции им требуются. - Анализ неиспользованных резервов.
Выполните анализ неиспользуемых в настоящее время резервов, основываясь на требованиях бизнеса, что бы определить информацию, которая уже доступна и которая потребуется для выполнения EDI транзакций. - Диаграмма последовательностей.
Создайте диаграмму последовательностей, в которой опишите прохождение данных между каждыми этапами бизнес процессов. Это позволит понять какие из процессов будут затронуты EDI и куда направляются данные. - Требования к преобразованию данных.
Подготовьте требования для создания таблиц соответствия и передайте их своим торговым партнерам. Таким образом, они смогут определить какой информацией предстоит обмениваться. - Проведите начальное тестирование системы.
Определите группу или одного важного торгового партнера, для проведения начального тестирования системы. - Проинформируйте торговых партнеров.
Направьте своим торговым партнерам письмо с уведомлением о внедрении в компании EDI. - Напишите программу действий
Подготовьте план и определите ключевые точки в процессе развертывания системы. - Запланируйте тестирование и настройку системы.
Определите как будет проходить процесс тестирования.
В ходе выполнения вышеизложенных пунктов, Вашей команде внедренцев предстоит также определить “области сопротивления». Как правило это те участки, на которых внедрение EDI окажет существенное влияние на существующие процессы и где придется столкнуться с различными уровнями сопротивления изменениям.
«Области сопротивления» будут рассматриваться и анализироваться для того, чтобы определить степень нежелания принятия изменений. Работая над этим, команда, внедряющая EDI, сможет сконцентрироваться на привлечении на свою сторону отдельных сотрудников и применить на практике программы по управлению изменениями, с тем, чтобы снизить сопротивляемость персонала.
EDI-эксперты помогут Вам выбрать, определить и создать план перехода на EDI, наиболее подходящий специфике работы Вашей компании. Не сомневайтесь, попросите экспертов проконсультировать Вас.
По материалам: Sophie-Barbara Desilets, COO, EDI Gateway