Компания планирует не только сэкономить на отказе от бумаги, но и улучшить конкурентные преимущества за счет ускорения документооборота и как следствие увеличить оборотные средства.
Поставщик и Покупатель тесно взаимодействуют на всех этапах цепи поставок. Неточности и ошибки могут появиться на любом этапе: обработка заказов, поставки товаров и так далее. Это приводит к корректировке документов. В итоге стороны тратят время на выяснение причин и согласование. Далее Поставщик повторно отправляет исправленные документы. Оплата поставок происходит только тогда, когда Клиент получит и подпишет комплект корректных документов. Это снижает оборотные средства компании и приводит к росту дебиторской задолженности.
Рассказывает Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок компании СКБ Контур:
ЗАО «Л’ОРЕАЛЬ» – крупнейший Health&Beauty поставщик с большим количеством бизнес-партнеров и совместных маркетинговых активностей, которому важно, чтобы документооборот с ними был максимально прозрачным. Электронные юридически значимые документы не только сокращают издержки и упрощают работу с документами, но и позволяют оперативно завершать документальное оформление и подводить итоги активностей с партнерами. Как следствие — увеличивать финансовые активы.
ЗАО «Л’ОРЕАЛЬ» ежегодно формирует более 300 000 комплектов документов, а это одна из операционных затратных статей. Компания выбрала системы EDI и Диадок оператора СКБ Контур. Проектная команда разработала и согласовала архитектуру IT- решения, которое органично объединило сервисы EDI и Диадок как между собой, так и с корпоративной системой SAP.
В итоге сегодня формирование документов в «Л’ОРЕАЛЬ» выглядит так:
- В SAP компании формируются EDI-сообщения, которые выгружаются на ftp-сервер.
- На основе сообщений INVOIC коннектор СКБ Контур формирует юридически значимые документы, которые сохраняет в ящике компании в Диадок.
- Пользователи «Л’ОРЕАЛя» входят в Диадок и работают с документами через веб-портал системы. Там происходит подпись документов и рассылка контрагентам.
В результате взаимодействие «Л’ОРЕАЛя» с торговыми сетями происходит через стандартные электронные сообщения (EDI). Специалисты «Л’ОРЕАЛя» могут отслеживать движение документа на каждом этапе. Формирование и отправка документов теперь требует значительно меньше времени, поэтому сотрудники переориентированы на выполнение других функций.
Виктор Жиляев, SC relation&project manager ЗАО «Л’ОРЕАЛЬ», сообщает:
Несмотря на то, что мы активно подключаем сети к ЭДО, пока в электронный вид переведено около 10% исходящего документооборота с национальными торговыми сетями. Но результаты уже очевидны, – говорит . – Основные приоритеты для нас: это бизнес-конкуренция, а именно скорость взаимодействия с партнерами, автоматизация ручных операций и снижение затрат. Следующий важный для нас шаг: это перевод входящего документооборота в электронный вид при поддержке команды СКБ Контур.
В настоящее время команда работает над формированием электронных корректировочных счетов-фактур на основании k-INVOIC. Также компания «Терралинк» – партнер-интегратор СКБ Контур – разрабатывает интеграционное решение с Диадоком, чтобы «Л’ОРЕАЛЬ» мог вести с контрагентами договорную работу в электронном виде.