Многие полагают, что целесообразность перехода на EDI-обмен возникает только при подключении к EDI подавляющего большинства или даже всех контрагентов. Однако «уговорить» подключиться к EDI всех контрагентов — задача далеко не тривиальная. И в результате ждут, когда же «рынок созреет». Когда все подключатся к EDI сами, и потом только«мы выезжаем на золотом коне», приходим на все готовое. Ждут и продолжают тратить силы на бумагу, ручной ввод данных, ошибаться и исправлять ошибки, терять и находить документы…

Но есть и другой подход. Очень часто перевод движения первичных учетных документов внутри компании в электронный вид сам по себе способен существенно улучшить качество бизнес-процессов и сократить затраты. Особенно если речь идет о документах, служащих основой для исходящих платежей, когда мы тратим деньги. Существуют решения, в рамках которых убеждать контрагентов переходить на EDI не придется. Но как это сделать? Когда и кому это выгодно? В этой связи может быть весьма интересен и поучителен пример компании Aggreco.

Автоматизация управления Кредиторской задолженностью позволила Аггреко, лидеру в поставках временной мощности (мобильных электрических станций) и тепловых станций, увеличить контроль над обработкой счетов, объединить свои финансовые процессы в Европе и избежать опасности двойной оплаты или неоплаты счетов поставщиков. С прозрачным контрольным журналом и видимостью статусов счетов, подготовка ежемесячной отчетности ускорилась и стало возможным применение финансовых KPI. Удовлетворенность работой с кредиторской задолженностью увеличилась, все то время как эксплуатационные расходы уменьшились. Как и за счет чего это удалось достичь?

Финансовый отдел Aggreko по Европе изначально состоял из двух офисов, — общий Сервис-центр (ГНЦ) в Роттердаме, контролирующий финансы для континентальной Европы и центральной группы в Думбартон, покрывающий Северную Европу и Великобританию. В совокупности команды обрабатывали почти 100 000 счетов-фактур от примерно 9000 поставщиков, все вручную. Компания определила потребность в решении для автоматизации счетов-фактур из-за неэффективности и рисков в пределах жизненного цикла обработки документов по своим покупкам. Это обусловило необходимость решения, которое позволит избежать задержек, когда менеджеры были вне офиса и не в состоянии физически подписать документы. Также было необходимо заменить электронные таблицы, которые использовались для отслеживания счетов, проходящих через руководство, для утверждения или отклонения счета. Отсутствие видимости, присущее ручным процессам обработки бумажных документов, увеличивало риск неуплаты, несвоевременной выплаты и, в некоторых случаях, двойной оплаты счетов.

Решение для автоматизации обработки счетов Basware было выбрано на основе наличия в нем четырех основных функций:

• автоматизированное потоковое многоступенчатое утверждение счетов-фактур с учетом полномочий пользователей
• автоматическая привязка кдоговорам часто повторяющихся счетов, таких как счета за коммунальные услуги и аренду автомобилей
• привязка сканированного изображения счетов-фактур к данным в ERP для удобства обзора и автоматизированной обработки
• автоматическое ведение журнала учета движения каждого счета-фактуры и его доступность для анализа и контроля

Ключевым моментом в решении было автоматическое формирование для каждого счета в электронном формате учетной карточки. Отсканированные счета затем проходят автоматизированный процесс обработки и автоматически привязываются к соответствующим заказам.

Исключения, ошибки, не распознанные и не привязанные документы автоматически отбираются из процесса для ручного рассмотрения. Команда управления кредиторской задолженностью может теперь перераспределить свое время от тяжелого ручного труда в сторону решения более важных задач.

Итак, если Вы имеете большой поток входящих или исходящих бумажных финансовых документов (счетов, актов, счетов-фактур..), исчисляемый тысячами экземпляров в месяц, то для Вас существуют готовые решения упростить и удешевить этот процесс с одновременным повышением его качества и прозрачности. При этом нет необходимости перевода на EDI всех Ваших контрагентов. EDI будет построен внутри Вашей компании. Он обеспечит перевод информации с бумажных документов в электронный вид, движение информации между сотрудниками в электронном виде, автоматически свяжет бумажные документы с данными в Вашей ERP и т.д. И Вы уже сможете воспользоваться многими преимуществами, которые будут только увеличиваться при переходе на EDI Ваших контрагентов.

Примечание: статья подготовлена с использованием материалов basware.com