Если вдуматься, то понятия EDI и DIY имеют между собой мало общего. Более того, зачастую они оказываются, — с чисто утилитарной точки зрения, — диаметрально противоположными. Ведь DIY в своем базовом понимании — это что-то вроде хобби, доступного каждому интересующемуся. А EDI — это сегодня удел достаточно крупного бизнеса. Тем не менее, немецкий проект по стандартизации ZUGFeRD наглядно демонстрирует то, что объединить EDI с DIY, в принципе, возможно.

Стандарт ZUGFeRD появился в результате деятельности рабочей группы “FeRD» (Форум электронных инвойсов Германии). Объединившей правительственных чиновников, 3 федеральных министерства, отраслевые ассоциации, ряд ИТ-компаний, представителей банковского сектора и налоговой службы. Таким образом было изначально обеспечено соответствие нового стандарта требованиям немецкого законодательства.

Новый стандарт появился в результате деятельности рабочей группы “FeRD”

Источник: Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)

«Имя» ZUGFeRD для нового стандарта получилось в результате добавления к названию Форума FeRD аббревиатуры ZUG (Zentraler User Guide).

На слух наименование ZUGFeRD воспринимается немцами как созвучное слову, которое на русский можно попытаться перевести как “рабочая лошадка”. Что достаточно хорошо отвечает положенный в основу данного стандарта идеи о том, что e-invoicing должен быть доступен и удобен всем без исключения.

Его разработчики сочли, что EDI “в чистом виде” подходит, скорее, для крупного бизнеса. И решили создать единые правила, следуя которым электронными счетами-фактурами смогут легко обмениваться буквально все, кому только это может потребоваться. Включая, например, СМБ и фрилансеров, работающих на дому.

Электронные документы в стандарте ZUGFeRD (“базовый профиль”) оставляют первое впечатление обычных PDF — файлов

Источник: PDFlib

Электронные документы в стандарте ZUGFeRD (“базовый профиль”) оставляют первое впечатление обычных PDF — файлов. Которые должны отвечать требованиям стандарта PDF/A-3 (ISO 19005-3).

Данное соответствие можно проверить простым способом — при помощи легко-доступных программ-валидаторов. В частности,  Acrobat XI при вызове штатной функции Preflight может осуществить такую проверку соответствия требованиям PDF/A-3.

Тем не менее, даже “базовый профиль” (Basic profile) стандарта ZUGFeRD подразумевает, что к PDF файлу можно добавить дополнительную (текстовую) информацию. Которая не будет отображена в режиме просмотра PDF-инвойса. Основное преимущество в том, что базовый профиль дает возможность обмениваться счетами-фактурами с кем угодно, без предварительных переговоров и согласований.

Помимо базового, новым стандартом предусмотрены еще 2 профиля: Comfort и Extended. Comfort дает возможность добавить к PDF-файлу структурированную информацию, делающую его пригодным для (полностью) автоматизированной обработки. Extended дополнительно позволяет адаптировать эту «невидимую» рядовому пользователю информацию под нужды той или иной отрасли (для чего уже потребуется предварительное согласование со стороны регулярных участников такого внутриотраслевого обмена электронными документами).

Таким образом, PDF-формат это только “видимая часть айсберга” — наиболее легкая для человеческого восприятия, понятная всем и каждому часть обмена электронными счетами фактурами. Этим вполне можно ограничиться, если речь идет о ручной обработке электронных инвойсов, что отвечает сегодняшним реальным потребностям малого бизнеса и микро-предприятий.

Формат PDF/A-3 был взят за основу постольку, поскольку позволяет делать XML-вложения в PDF-файл, служащий в качестве контейнера для доставки структурированных данных. Что и открывает путь к автоматизированной обработке PDF-документов не только средствами системы ECM, благодаря которой можно, например, работать со сканами бумажных документов. Но и в более узких и технологичных рамках EDI.

Все это делает ZUGFeRD удобным не только для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, посылающих пару-тройку счетов-фактур за год, но и для крупных компаний, работающих в конкретной отрасли и регулярно обменивающихся большим количеством документов.

Для указания на то, что данные в PDF и вложенном в него XML идентичны используется специальный ключ (/ AFRelationship), проставляемый в метаданных файла. Следует отметить, что создатели ZUGFeRD не стали придумывать свой собственный, особый XML-стандарт, взяв за основу уже существующий межотраслевой стандарт для счетов фактур CII, разработанный UN/CEFACT.

Таким образом, можно сказать, что новый стандарт ZUGFeRD создается не с “чистого листа”. Он, скорее, заключается в согласовании между собой 2-х уже существующих и достаточно популярных стандартов, PDF/A-3 и CII. Что придает ему дополнительную ценность и открывает определенные перспективы. В частности, ожидается, что ZUGFeRD со временем будет положен в основу германских, а затем и общеевропейских стандартов.