В энциклопедии можно узнать о том, что мифологические обитатели гор и лесных чащ, — кентавры, — это дикие смертные существа с головой и торсом человека на теле лошади. Чем-то неуловимым они похожи на те системы бумажно-электронного документооборота, которые активно внедряют в нашей стране. Почему же таких систем, типа кентавр, становится все больше?

Многие говорят сегодня об ЭДО, но каждый при этом понимает разное. Можно выделить три основных разновидности электронного документооборота (ЭДО):

1. Сканирование и распознавание бумаг, последующее ведение электронного архива файлов с «карточками», а также перемещение таких файлов по предприятию с наложением резолюций и пр.
2. Формирование изначально электронных файлов с документами (без распечатывания на бумаге) и перемещение их посредством электронной почты и прочими способами. Для чего, в принципе, пригоден текстовый файл, документ Word, Excel, PDF, любой другой читаемый человеком формат.
3. Передача не просто электронных, а именно структурированных данных в файлах определенного стандартизованного формата, чаще всего XML (например, EANCOM XML).

По сути, перечисленные выше виды ЭДО расположены в порядке некой эволюции процесса обмена данными. В ходе которой, — пускай пока и в теории, — бизнесу удалось избавится от ручки, принтера и бумаги.

Любую деловую информацию поможет сегодня достойно оформить, — в виде документа, — текстовый редактор и PDF-конвертер на стороне отправителя документов. Электронная почта и FTP полностью устраняют потребность как в самих бумажных документах, так и в услугах обычной, традиционной почтовой пересылки. А также, — естественно, — в сканировании и распознавании доставленных бумаг на стороне получателя. Если же получатель поставит модуль обработки PDF, автоматически преобразующий электронные товаросопроводительные документы в EANCOM XML, то он получает некое несложное, но вполне завершенное EDI-решение.

В части придания юридической значимости, обеспечения конфиденциальности, защиты от подделки и искажения информации, сейчас есть надежные и доступные инструменты. Это шифрование, электронная подпись, выделенные каналы передачи данных и т.д. Все эти технологии применимы к передаче файлов любого формата, как для Word и PDF, так и для XML.

Зачем же тогда нужны клиентам дополнительные сложности с привлечением EDI-операторов? Все дело в том, что требуются они сегодня только для крупных компаний, у которых есть ощутимые и регулярные потоки однотипных документов. Чаще всего, они могут себе, заодно, позволить глубокую интеграцию EDI с имеющимися у них ERP-системами.

Таким образом, полностью перейти на электронные документы может сегодня любое предприятие. Как крупное, так и очень маленькое. Так почему же компании-разработчики все еще тратят средства на совершенствование технологий потокового сканирования и распознавания бумажных документов? Чтобы потом переложить их на плечи обратившихся к ним клиентов. Которые «послушно» покупают, внедряют и эксплуатируют, теряя деньги на всех стадиях жизненного цикла такого рода «полу-ИТ»-решений.

Ответ прост. Ведь это не требует особого напряжения умственных сил, траты своих нервов и времени на убеждение сотрудников, на создание для них стимулов переучиваться, работать с электронными документами и вполне им доверять, также как и бумажным. Как впрочем, — и на «принуждение» контрагентов к переходу на электронные документы. Что проделать еще сложнее, чем как-то «разобраться» со «своим» персоналом.

Именно так и объясняют некоторые ИТ-директора суть данных проектов своим руководителям. Возможно, они и сами искренне убеждены в этом, что бумага, все же, имеет какие-то преимущества. Иначе бы они, наверное, не продолжали бы плодить в компаниях «полубумажных-полуэлектронных» кентавров в таком количестве.

Мы же можем предположить, что настоящая причина, скорее, кроется в незнании возможностей новых решений, доступных на рынке, и в недостаточно глубоком понимании перспектив развития рынка электронного документооборота. Это понимание придет ко многим с запозданием. Когда все эти промышленные принтеры и сканеры будут сдаваться в утиль, с чувством легкой грусти за напрасно потраченные миллионы и потерянное впустую, для развития полноценных электронных систем, время.