EDI в фармацевтике делает первые шаги. Фармацевтическая розница всегда жила от остального нашего ритейла несколько обособленно. Проявлялось это и в том, что современные технологии электронного обмена долгое время там не внедрялись. Компания EDISOFT смогла разобраться в отраслевой специфике и сделала проект, сверяться с которым будут теперь многие провайдеры EDI. Про него рассказал M-EDI-A руководитель направления развития Евгений Горбатенко:
M-EDI-A: Расхожим стереотипом является то, что спрос на EDI в РФ генерируют исключительно розничные сети. Так ли это?
Евгений Горбатенко: Действительно, ритейл входит в число отраслей, лидирующих по темпам внедрения электронного документооборота и ИТ-технологий в целом. Если сравнивать “обычную” торговую сеть с аптечной, то объем документооборота последней будет, скорее всего, меньше. Причем — значительно. Поэтому потребность в автоматизации документооборота многие фармацевтические компании осознали позднее. Уже тогда, когда внедрение EDI стало закономерным, ожидаемым этапом развития практически каждой торговой компании.
Многие аптечные сети продолжают обмениваться документами со своими поставщиками посредством почты, факса и тд. Однако игнорировать современные способы коммуникации с бизнес-партнерами становится все сложнее. Сегодня все уже понимают, что есть современные технологии, которые позволяют сделать процесс обмена документами гораздо удобнее и эффективнее.
M-EDI-A: Чем отличается сбыт в отечественной фармацевтической отрасли, например, от FMCG-ритейла?
Евгений Горбатенко: В ряде случаев, процесс внедрения EDI в фармацевтике схож с подобными проектами, уже давно осуществляемыми в ритейле. Можно проводить некоторые аналогии. Допустим, фармдистрибьютор выступает в роли торговой сети, к которой подключаются поставщики.
Однако внедрение электронного документооборота в “фарму” имеет ряд особенностей по части взаимодействия с партнерами. Например, для данной отрасли характерны два вида заказов – тендерный и коммерческий. Тендерный механизм обычно подразумевает то, что фармацевтическая компания закупает продукцию под государственный заказ; коммерческий же заказ чаще всего означает закупку для последующей перепродажи. Все это предопределяет другую особенность — ведение так называемых электронных торгов, предусматривающих согласование заказов на стартовом этапе поставки.
Также отмечу, что в фармацевтике существуют такие понятия, как обязательный минимальный ассортимент и партионный учет, а также то, что в отрасли осуществляется госрегулирование цен на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты (ЖНВЛП). В силу сложившейся привычки, в отрасли с теми же целями часто пользуются другой похожей аббревиатурой – ЖНВЛС.
M-EDI-A: В чем отличие электронных торгов в «фармацевтическом» ритейле от аналогичных, по своей бизнес-сути, электронных аукционов по реализации скоропортящихся продуктов категории fresh и т.п.?
Евгений Горбатенко: Как в фармацевтике, так и в ритейле, торги осуществляются на стадии формирования заказа. То есть сначала формируется заказ, а потом выбирается поставщик, способный обеспечить его выполнение.
Отличительной особенностью электронных торгов в фармацевтическом сегменте является то, что там, как правило, уделяют внимание всего нескольким первых позициям, на которые приходится 80% от объема закупки.
Определяющим фактором при закупке выступает цена – чем она ниже, тем выше позиция товара в списке электронных торгов. И, следовательно, – тем чаще его покупают. Можно добавить, что электронные торговые площадки в FMCG развиваются уже давно – фармацевтика отстает в этом плане на 5-7 лет.
M-EDI-A: Как строится в фармацевтической дистрибуции логистическая цепочка? Как специфика отрасли отражается на работе EDI-провайдера?
Евгений Горбатенко: Торги считаются завершенными, а заказ – отданным в исполнение, только при соответствии ответа на заказ содержанию заказа. После окончания торгов нужно определить оптимальный способ доставки. Для чего в логистические документы вносятся поля для определения массово-габаритных параметров заказа. О специфике которых поговорим чуть позже.
По факту отгрузки поставщик передает фармацевтической компании документ-аналог ТТН – «Уведомление об отгрузке» (DESADV). Последняя принимает товар и отправляет ответное сообщение «Уведомление о приемке» (RECADV), в котором указано соответствие (или расхождение) фактической поставки заявленной в заказе.
При приёмке товара происходит окончательная сверка фактически полученного товара с заказанным, а также осуществляется контроль сроков годности. После согласования данных о количестве принятого товара, поставщик направляет фармацевтической компании электронный счет-фактуру (INVOIC), заверенный электронной подписью.
Таким образом, цепочка информационной логистики в фармацевтике «стандартная», без каких-либо особенностей — с точки зрения работы EDI-провайдера.
M-EDI-A: Сколько поставщиков планируется обслуживать при помощи решения EDISOFT, реализованного для компании БСС? Можно ли привести какие-то ориентировочные цифры? Планируется ли интеграция с аптечными сетями через платформу EDISOFT?
Евгений Горбатенко: Точные и окончательные цифры назвать сейчас сложно. Работа по подключению поставщиков идет полным ходом. В декабре был завершен этап интеграции учетной системы «БСС» с платформой EDISOFT, настроен обмен документами (ORDER, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC) между учетными системами заказчика и поставщиков. Сейчас идет процесс массового подключения партнеров «БСС». Отмечу, что компания «БСС» и ее поставщики заинтересованы в скорейшем завершении проекта внедрения электронного документооборота.
Фармацевтическая компания «БСС» входит в ТОП-15 дистрибьюторов по России. Компанией заключены прямые контракты со многими зарубежными производителями, а также с основными производителями РФ и СНГ. Предлагаемый ассортимент составляет более 6 тыс. наименований. Партнерами компании являются: более 1400 аптек, фармацевтических компаний, «Фармаций», Министерств и Комитетов по здравоохранению России.
Реализация проекта будет проходить в три этапа: подключение поставщиков, подключение аптечных сетей, подключение розничных точек продаж. В настоящее время мы работаем над первым этапом, по завершении которого предполагается перевести большую часть поставщиков «БСС» на электронный документооборот. Если говорить о конкретных цифрах, то таких поставщиков будет несколько десятков. По меркам крупного ритейла — это немного. Но нужно понимать, что количество поставщиков в фарме намного меньше (порядка 50 основных игроков). Это еще одно характерное отличие фармацевтического сегмента.
M-EDI-A: Каковы специфические требования сетей, дистрибьюторов, производителей лекарств относительно ЭП, ИБ, полей электронной документации?
Евгений Горбатенко: Специфические требования фармацевтических компаний относятся, в основном, к формату передаваемых документов. А именно – сводятся к внесению дополнительных полей.
Так, в рамках проекта с БСС, в ряд документов были добавлены новые поля. Например, “Cрок Годности”, “Цена гос. Реестра без НДС”, “Вид номенклатуры ЖНВЛС” и некоторые другие, которые должны быть обозначены в заказе (ORDER). Помимо этого, в формат документа ORDRSP внесена информация о производителе товара (поле “Наименование и Код производителя”) и серийный номер. В документе, сопровождающем отправку товара (DESADV), должны быть обозначены значение «SP» (Товар без упаковки) и массово-габаритные характеристики упаковки (вес, длина, ширина, кол-во штук в упаковке).
Каких-либо специфических, особых требований относительно использования электронной подписи или обеспечения информационной безопасности у аптечных сетей нет.
M-EDI-A: Каковы дальнейшие планы по развитию сервисов для фармацевтической отрасли на платформе EDISOFT? Насколько перспективна отечественная фармацевтика с точки зрения EDI-автоматизации?
Евгений Горбатенко: Несмотря на то, что технология EDI пришла в российскую фармацевтику сравнительно недавно, отрасль сейчас демонстрирует большой интерес к услугам электронного документооборота и высокие темпы их внедрения. Конкуренция там сильная. Поэтому фармацевтические компании охотно внедряют ИТ, понимая, что это сегодня — один из главных факторов конкурентоспособности.
EDISOFT — международный провайдер услуг по электронному обмену данными (Electronic Data Interchange — EDI), в том числе юридически значимыми документами. С 1999 г. компания предлагает решения по оптимизации бизнес-процессов, внедряя современные ИТ, обеспечивая обслуживание и техническую поддержку. Клиентами EDISOFT являются более 4,5 тыс. компаний на рынках Эстонии, Латвии, Литвы, Беларуси и России.
Безусловно, мы планируем дальнейшее активное сотрудничество с заказчиками из фармацевтической отрасли, думаем расширять клиентскую базу, всячески совершенствовать и дорабатывать наши сервисы под конкретные нужды заказчика. Применяемая при этом платформа – собственная разработка компании EDISOFT, что позволяет нам подстраиваться практически под любые отраслевые особенности и требования клиента, вносить доработки максимально оперативно. Мы привыкли бросать вызов, в первую очередь, самим себе. Не боимся нового и открыты для любых интересных проектов.
Вера Иванова, Кирилл Новиков