Погашение кредиторки ассоциируется в нашем отечестве, как правило, только с затратами и ничем сверх того. Между тем, ИТ-решения для автоматизации Accounts Payable способны помочь компании зарабатывать за счет оптимальной организации работы бухгалтерского подразделения, ведающего кредиторской задолженностью.
Решения для автоматизации управления процессом погашения кредиторской задолженности (Accounts Payable, AP) уменьшают затраты и ускоряют бизнес-процесс обработки документов. Благодаря им, рутинные платежи можно делать автоматически, привлекая ручной труд лишь в отдельных, требующих дополнительного внимания случаях. Число человеческих ошибок сокращается, степень фактического соответствия процесса оплаты всевозможным требованиям – растет.
После того, как число счетов к оплате превысит в компании некую критическую отметку, бухгалтер уже не сможет держать их все в своей памяти. Каждая его ошибка, в итоге, приводит к потере денег и времени. Например, “пропавший”, а затем отыскавшийся счет можно оплатить, не ведая того, что он был выписан повторно. А оплата — уже сделана по дубликату. Программные решения могут предотвратить такие “задвоения”, типичные для многих больших компаний.
Разделение полномочий в рамках ИС позволит исключить случаи несанкционированного внесения в систему платежных данных о новых контрагентах. Возможного, только после проверки сотрудником, несущим ответственность за изменения в так называемом master vendor file, содержащем информацию о поставщиках компании. Дополнительные гарантии дает поддержка процесса обязательной совместной проверки и разрешения осуществления оплат сразу несколькими сотрудниками бухгалтерии, имеющими разный уровень полномочий.
Помимо прочего, автоматизация работы с задолженностью в достаточно крупной компании может помочь заработать для нее ощутимые дополнительные средства. Вполне достаточные, скажем, для того, чтобы выдавать зарплату работникам AP-подразделения.
Узнать о том, какой инвойс имеет смысл оплатить в первую очередь, несложно. Особенно — на Западе, благодаря принятой там унификации обозначения сроков и условий. Так, Net 45, проставленное на инвойсе, будет означать, что срок, в течение которого он должен быть оплачен, установлен в 45 дней. Кодировка 2%, 30 Net 31 расскажет плательщику о том, что денег от него ждут не позднее чем на 31-й день. Если же он заплатит хотя бы на день раньше, то сумма к оплате уменьшается на 2%.
Благодаря средствам автоматизации, аналитик AP-отдела может распределить погашение задолженности по времени так, чтобы компания зарабатывала с этого деньги за счет предоставляемого ей поставщиками дисконта. Если базовые, первоначальные денежные выгоды от AP-автоматизации составляют порядка 1% от суммы оплачиваемой кредиторки, то за счет предоплаты, достигаемая экономия может возрасти в разы.
Западные компании привыкли к тому, что оплата, произведенная раньше установленного поставщиком срока, поощряется скидками с суммы выставленного инвойса. Для крупных корпораций появляется возможность сберечь от 3-х до 5-и млн. долл. с каждого миллиарда, который они уплачивают своим поставщикам – приводит цифры сетевой EDI-провайдер Basware.
Неким препятствием для полноценной автоматизации могут стать бумажные счета-фактуры. Сложности могут возникнуть и у СМБ-компаний, для которых 5% экономии на закупках будет явно недостаточно для того, чтобы подвигнуть их ко внедрению полноценных, дорогостоящих ИТ-решений для автоматизации AP.
Тем не менее, даже средним по размерам компаниям сберечь сотню-другую тысяч долларов в год за счет автоматизации процесса AP может показаться нелишним. Примерно такую экономию они смогут получить от использования сервиса Yooz – как заверяет вице-президент компании Мэтт Уильямс. Европейская Yooz объявила в начале мая о выводе своего AP-сервиса на американский рынок. Yooz обещает пользователям снизить себестоимость процесса обработки кредиторки на десятки процентов — чего уже добились некоторые из его клиентов. В полном перечне которых мы найдем такие известные компании как Ernst & Young, PricewaterhouseCoopers и Toshiba.
Помимо перечисления преимуществ, традиционных для любого облачного сервиса, представители компании-разработчика подчеркивают его интересные специфические особенности: например, электронные счета-фактуры можно “завести” в Yooz вне зависимости от способа их получения. Инвойс можно взять из электронной почты, отсканировать с бумажного носителя или, даже, выгрузить из памяти смартфона, при помощи которого счет на оплату был сфотографирован.
Любой попавший в облако инвойс получит свой уникальный код, нужный для того, чтобы его можно было обработать в рамках бизнес-процесса одобрения оплаты кредиторки, принятого в той или иной компании. А также – индекс, который, в частности, поможет избежать случаев “задвоения” одних и тех же инвойсов. В рамках сервиса поддерживаются процессы, необходимые для получения скидок от поставщиков. Помимо прочего, сервис интегрируется с 50-ю наиболее распространенными типами ERP.