Электронные счета и e-invoicing помогут СМИ и рекламе. Общее для всех отраслей эмпирическое правило гласит о том, что компания, обрабатывающая десятки тысяч счетов в год, наверняка скоро расскажет о внедрении у себя электронных счетов и e-invoicing или, даже, про AP automation. Отраслевая специфика может проявиться, например, в том, что «рекламщики» не упустят при этом возможности лишний раз впечатлить своих клиентов, а компании из медиа-бизнеса найдут яркий и свежий образ, символизирующий их достижения.
Американская компания Geiger работает в рекламной индустрии и считается крупнейшей частной компанией, занимающейся продвижением и дистрибуцией продукции клиентов. У нее имеется около 50 тыс. заказчиков, 300 бизнес-партнеров, более 3,5 тыс. поставщиков и 450 консультантов по рекламе, работающих в разных штатах. За год Geiger получает порядка 200 тыс. счетов на оплату.
Устанавливать уникальные, особенные взаимоотношения по поводу инвойсов с каждым контрагентом, превращая это занятие в очередной ИТ-проект, в компании сочли нецелесообразным. При выборе решения для автоматизации кредиторской задолженности (AP automation) там больше всего заботились о безопасности данных и сохранении производительности тех ИТ-решений, которые уже используются.
Как нельзя лучше, заказчику с такими запросами и особенностями территориально-распределенного бизнеса подошло облачное решение MetaViewer от компании Metafile. В качестве инфрастурктуры для MetaViewer используется несколько независимых дата-центров, что внушает уверенность в том, что резервное копирование осуществляется более чем надежно. Заказчика из рекламного бизнеса дополнительно впечатлила и биометрическая аутентификация по радужке глаза в сочетании с одновременным использованием токена, о чем он не забыл упомянуть в своем пресс-релизе.
Практически измеримым результатом внедрения стало то, что время, требующееся для расчетов с поставщиками, сократилось почти в 2 раза – с 15 дней до недели. В чем-то упростилась и жизнь клиентов, счета которым можно стало выставлять “день в день”. Что позволяет теперь избежать ситуации, когда инвойс приходит уже после того, как заказчик закрыл по бухгалтерии очередной финансовый период.
До AP Automation работа со входящими инвойсами сводилась у заказчика к тому, чтобы суметь отыскать нужный счет и сделать по нему оплату до того, как истечет отпущенное время. Автоматизация дала гарантию того, что заказчик перестанет упускать возможность воспользоваться скидками за досрочную оплату, предоставляемую поставщиками.
Новые возможности по обработке инвойсов волнуют и представителей медийного бизнеса, о чем можно судить по сообщению о внедрении e-invoicing в практику работы двух из числа крупнейших газет Северной Америки. Инфраструктурной основой для чего стали веб-сервисы провайдера EchoVera. Предоставляемые с облачной платформы компании Palette, подписавшей в прошлом году партнерский договор с данным провайдером.
Название газет, обрабатывающих 65 тыс. инвойсов ежегодно, а также детали внедрения в пресс-релизе не приводятся. А жаль, ведь оно явно любопытное: “газеты используют оптическое распознавание для отсканированных бумажных счетов, а также интеллектуальную обработку информации, содержащейся в “слоях” PDF-инвойсов, пришедших по электронной почте. После чего система находит нужные соответствия, кодифицирует и утверждает счета, на что требуется менее 3-х минут в расчете на один инвойс,” — сказано в пресс-релизе. Впрочем, скупость в изложении технических подробностей с лихвой скомпенсирована живостью подачи материала. “Любой инвойс, пришедший по электронной или обычной почте, может быть обработан по цене, дешевле чашки кофе, с меньшим количеством ошибок или не туда отправленных документов”, — сообщается по поводу внедрения.
Уже только отсюда можно самостоятельно предположить, что экономия налицо. Допустим, что прежде, сотруднику редакции приходилось выпить чашку кофе — и все для того, чтобы, наконец, разобраться в запутанной ситуации с очередным инвойсом. Если же теперь это стало ненужным, то одна только разница между стоимостью кофе и ценой автоматизированной обработки инвойса уже дает основания поговорить про сбережение ресурсов. И написать по этому поводу отдельную статью, с попутным перечислением почти всех недавно вышедших аналитических обзоров, где как-то упоминаются про procure-to-pay, eBilling, AP Automation и т.п. вещи, имеющие хотя бы какое-то отношение к излагаемой теме. Кончено же незабытым, в связи с eInvoicing, оказался в статье и углеродный след. Лучшим способом радикального уменьшения размера которого, — в случае со СМИ, — было бы, пожалуй, все-таки не внедрение eInvoicing, а, наверное, превращение бумажных газет в электронные издания, о чем нам здесь хотелось бы тоже, в свою очередь, вскользь упомянуть.