Теме автоматизации работы отделов кредиторской задолженности было посвящено несколько статей. Сегодня мы предлагаем обратить внимание на “отражение” этого направления – управление дебиторской задолженностью. Оба, безусловно, неразрывно связаны, но в каждом случае имеются свои нюансы. Принимая решение об автоматизации работы финансовых подразделений, возможно, есть смысл начать именно с направления дебиторской задолженности, как инструмента повышения эффективности процессов сбора денежных средств и дальнейшего их использования.
Сколько времени тратит Ваш отдел дебиторской задолженности, вручную разнося поступившие платежи и выверяя их в системе учета предприятия? Большие суммы неразнесенных денег и счетов с открытыми позициями осложняют подготовку ежемесячной финансовой отчетности, отнимают у персонала значительное время на разрешение проблем и, в конечном счете, влияют на степень удовлетворенности клиента.
Автоматизированное управление дебиторской задолженностью позволяет существенно снизить операционные затраты.
Компаниям периодически необходимо обновлять свои системы выставления счетов и проведения платежей для того, чтобы сократить средние сроки погашения дебиторской задолженности и общие издержки работы отдела. Из-за наличия открытых позиций в Книге Продаж финансовое состояние компании рассматривается как нестабильное, что несет в себе репутационные риски и отражается на ее прибыли.
Изучение опыта компаний по всему миру, подтверждает что автоматизация ручного труда, применяемого для сопоставления платежных поручений и выставленных инвойсов, а также переноса этих данных во внутренние системы управления предприятия, позволяет отделить лучшие в своем классе компании от непроизводительных и неэффективных. Снижая долю ручного труда, компания снижает банковские расходы, получает доступ к деньгам быстрее, улучает прозрачность и информативность процесса. Отдел работы с дебиторской задолженностью работает более эффективно, менее затратно и обеспечивает клиентам уровень сервиса, который они запрашивают.
Ключевые особенности и преимущества, которые дает внедрение систем автоматизации в подразделениях работы с дебиторской задолженностью:
— Cнижение доли ручного труда и ошибок, за счет автоматизации процесса получения данных, привязки платежей к счетам на оплату и обработки ошибок
— Интеграция с внутренней системой учета
— Снижение затрат за счет отказа от оплат за ввод данных или банковской комиссии
— Уменьшение количества неразнесенных платежей и открытых позиций
— Сокращение сроков погашения дебиторской задолженности
— Обработка подтверждений об оплате, полученных по различным каналам: EDI, е-мейл, почта и т.д.
— Повышение точности обработки и уменьшение числа исправлений и переделок
— Обеспечение прозрачности процессов в компании и возможности для аудита
— Повышение уровня удовлетворенности клиента
Мы продолжим следить за событиями в отрасли AR и AP Automation и знакомиться с наиболее интересными, на наш взгляд, программными решениями и реализациями.