Как ответить на два самых распространенных вопроса бухгалтерии до того, как их задали? Автоматическое информирование клиентов о получении документов и оплатах облегчает работу. Для сотрудников отделов работы с кредиторской задолженностью, менеджеров по закупкам, бухгалтеров, есть два вопроса, которые они слышат на протяжении дня чаще всего, а, возможно, они им снятся и по ночам: «Вы получили наш счет/счет-фактуру? Когда он будет оплачен?»

Своим мнением делится с читателями Дейв Литценберг (Dave Litzenberg) – вице-президент по продажам и маркетингу компании DocuSphere (Tungsten Network company), представляющей решения для автоматизации AP (accounts payable) отделов.

 Рассмотрим ситуацию, когда поставщик звонит покупателю и задает вопросы:

«Вы получили наш счет/счет-фактуру? Когда он будет оплачен?»

Ответы на эти вопросы и скорость, с которой можно получить нужные ответы зависят от ситуации в компании покупателя. На одном конце диапазона расположились организации, в которых счета до сих пор обрабатываются вручную. В таком случае, ответ сотрудника отдела АР может быть: «Мне нужно все узнать и я к Вам вернусь». После этого сотрудник начнет гоняться за ответом и такая охота может затронуть множество сослуживцев.

Спустя какое-то время и не получив ответа, сотрудник поставщика может позвонить в компанию покупателя еще неоднократно. И если он будет соединен с другим сотрудником покупателя, то начнется еще одно расследование, для того, чтобы ответить на уже заданные вопросы.

Такое состояние неопределенности по оплате может продолжаться долго, в зависимости от множества факторов внутри организации покупателя. И существует реальная опасность, что организация поставщика может сделать вывод, что работать с данным покупателем слишком сложно.

Немного дальше в диапазоне уровня автоматизации расположились компании-покупатели, имеющие решения для автоматизации работы со счетами и, соответственно, более мощными возможностями для выполнения запросов. Получив первый звонок, сотрудник AP может сказать: “Подождите, пожалуйста, минутку. Я сейчас найду Ваш счет”. Наличие работающего решения для автоматизации работы со счетами позволяет сотруднику AP сформировать специальный запрос и получить ответы на подобные вопросы в очень короткие сроки. Что, безусловно, оставит позитивное впечатление у сотрудников поставщика о Вашей компании.

Если же в организации покупателя пошли еще дальше по пути автоматизации и связали решение для автоматизации работы со счетами с порталом самообслуживания поставщика, который позволяет отслеживать статутс счетов и документов, то результат взаимодействия компаний трансформируется из хорошего в отличный. В данном случае, сотруднику AR поставщика даже не требуется браться за телефон. Наличие работающего портального решения для поставщиков, особенно такого, которое поддерживает отношения “один – ко многим” со всеми ассоциированными организациями покупателя, позволяет сотруднику AR найти ответы на свои вопросы при помощи нескольких простейших кликов. Определив статус документа, сотрудник сможет найти причину, по которой задерживается оплата, и найти пути решения проблемы. Такой подход обеспечивает возможность быстрой обработки и оплаты счетов поставщиков, а так же решения возможных проблем, приводящих к задержке оплаты.

В числе прочих программ, Tungsten Network предлагает решение для организации портала поставщика, который отслеживает статус счетов, вне зависимости от того, переданы ли были электронные документы по сети Tungsten или по другим каналам. Поставщики могут конвертировать заказы покупателя в электронные счета или получать их через он-лайн веб-форму Tungsten. Перечисленные способы являются дополнением к наиболее популярному методу прямой интеграции ERP системы поставщика с Tungsten Network.

Важно отметить, что попытки автоматизировать исключительно обмен счетами-фактурами посредством перевода их в электронный вид не гарантирует успеха. Гораздо более востребованной со стороны клиентов является автоматизация всего бизнес-процесса взаиморасчетов с контрагентами, в котором отправка или получение  счета-фактуры — всего лишь одно звено в цепи.

 По материалам: tungsten-network.com  Изображение: Leo Reynolds / Foter / CC BY-NC-SA