Электронные инвойсы в России и мире все глубже проникают в бизнес. Компания Ivalua представила отчет об исследовании влияния процесса перехода на электронные счета-фактуры (инвойсы) в крупных компаниях, в частности, на отделы закупок, IT и финансовые службы. С октября по декабрь 2014 года было получено и проанализировано 173 отзыва от корпорацций, расположенных в соотношении 35% в США и Канаде, 65% — в Европе.
Основные выводы, полученные в ходе исследования, указывают на то, что главными целями при принятии решения о внедрении системы электронных счетов-фактур являются снижение расходов и административных издержек, а также улучшение процессов контроля за счетами-фактурами на всем протяжении цепочки “закупка-оплата”. Недавние исследования показали, что стоимость обработки одного счета-фактуры, в среднем, составляет 15 евро. Переход на электронные формы документооборота позволяет существенно снизить расходы, освободив персонал для более продуктивной деятельности. Автоматизация данного участка позволяет устранить такие задачи ручной обработки, как получение счетов-фактур, ввод данных из счетов-фактур в систему, проверку достоверности и наличие ошибок. Для компаний с ежедневным оборотом в десятки и сотни счетов-фактур эти задачи усложняются многократно. Таким образом, выбирая автоматизированную обработку счетов-фактур, компании снижают риски, связанные с ошибками и мошенничеством.
Разворачивая систему обмена электронными счетами-фактурами с поставщиками, компания автоматизирует целый ряд процессов документооборота, включая внесение данных в систему, согласование деталей заказа, подтверждение заказа со стороны поставщика, своевременное выставление счета на оплату. В компьютеризированном виде эти задачи, обеспечивают прозрачность финансовых потоков и улучшают качество процессов принятия решений на пути от заказа до оплаты поставщику, усиливая внутренний контроль и упрощая процессы, связанные с юридическими аспектами взаимоотношений между бухгалтерией и поставщиками.
Среди прочих преимуществ электронных счетов-фактур выделяют:
- возможность конфигурации системы, позволяющей блокировать/не блокировать операции при автоматическом определении аномалий;
- предварительное заполнение полей данных счетов, используя данные поставщика;
- настройка процесса одобрения счета-фактуры с учетом правил исключения, заданных системой контроля цен товаров и их количества;
- настройка документооборота в соответствии с принятой бюджетной политикой
- возможность много-бюджетного планирования, использования нескольких учетных регистров.
Кроме того, указывается, что ответственными за внедрение системы обмена электронными счетами-фактурами с поставщиками назначаются финансовые отделы компаний.
Исследование показало, что наиболее эффективным решением является построение электронной системы на базе EDI.
Голоса респондентов относительно важности тех или иных функций системы обмена электронными счетами-фактурами распределись в следующей пропорции:
- EDI как средство обмена данными между IT-системами поставщиков и клиентов, содержащихся в электронных инвойсах, записанных в стандартном формате, читаемых без участия человека – 45%;
- «Ответ на заказ» на поставку, как цифровой инструмент, позволяющий поставщику создать инвойс на основе полученного от компании он-лайн заказа на поставку, путем извлечения данных непосредственно из заказа – 21%;
- Автоматизированное чтение/распознавание документов, как инструмент оцифровки инвойсов, полученных в бумажном виде, с использованием программ распознавания символов и позволяющей компании или привлеченной организации сегментировать, извлекать из инвойсов и автоматически записывать данные в бухгалтерскую систему – 17%;
- Электронные инвойсы, созданные на основе полученных вложений электронной почты в неструктурированных форматах Word, PDF и т.п., содержащих цифровую подпись – 17%,
В части интеграции, основными движущими стимулами процесса автоматизации являются установка связи между инвойсами поставщика и системой бухгалтерского учета, между инвойсами поставщика и функциональными модулями, обеспечивающими процесс закупки (запрос на поставку, заказ, подтверждение поставки, уведомление об отгрузке и т.д.).
Большинство опрошенных считают, что успешное внедрение проекта перехода на электронные инвойсы напрямую зависит от степени взаимодействия финансовой службы и отдела закупок.
Вышесказанное подтверждается предоставленными статистическими данными за прошедшие месяцы.
“EDI продолжает рост и развитие. Окончание года было экстраординарным – мы наблюдали взрывной рост документооборота.”- отмечает Славомир Саяк, директор по продажам компании Comarch — “Вероятнее всего это было вызвано резкими колебаниями курса рубля и желанием ритейлеров наполнить склады и зафиксировать курс. В этом году показатели немного ниже, но, тем не менее, уровень 5-6 млн. документов в месяц сохраняется.
Общий тренд рынка таков, что эпоха электронных инвойсов наступает стремительными темпами. Крупные корпорации хотят снизить расходы, связанные с ручной обработкой инвойсов. Все большее число компаний автоматизируют процесс оплаты инвойсов, получая дополнительный доход от дисконтирования и улучшенный контроль за расходами.”