До 80% федеральных госслужащих заняты контролем и надзором. Электронный документооборот лишит их работы по перекладыванию бумаг.
«Унаследованная от СССР система кадровой отчетности порождает значительные непроизводительные расходы рабочего времени, человеческих ресурсов и денег. Чиновники стремятся сохранить устаревшую отчетность, нужную только для бюрократического контроля и давления….». Полная версия статьи доступна в газете Ведомости.
Применительно к EDI-обмену важно понимать, что нет никакого смысла переводить в электронный вид и автоматизировать обмен всеми подряд видами документов. Ведь очень часто в великом множестве документов полезной и важной для бизнеса информации совсем немного. Порою одна и та же полезная информация многократно дублируется, бесполезно перетекая из одного документа в другой. Гораздо дешевле и эффективнее пересмотреть существующие бизнес процессы и максимально их упростить, исключив все лишнее. Соответственно сократиться и объем документов, обеспечивающих эти процессы. И только после этого целесообразно заняться внедрением EDI и ЭДО.
В качестве примера можно привести ситуацию в торговой сети «О-Кей», которая много лет использовала только один тип EDI-документа — Заказ. И на все предложения операторов расширить набор используемых типов документов категорично отвечала, что в этом нет никакого смысла, так как по имеющимся соглашениям с поставщиками выполнение заказа является неукоснительным требованием и любое его нарушение покрывается за счет поставщика компенсацией в размере упущенной прибыли от реализации этого заказа в целом.
Затем, по мере роста торговых сетей, начался ввод в эксплуатацию их собственных распределительных центров. Эта ситуация сделала оправданным начало использования в EDI-обмене нового типа документа, содержащего описание транспортных упаковок товаров (паллет, коробок и т.п.) — «Уведомления об отгрузке». Ситуация с изменением законодательства и возможностью использовать электронные счета-фактуры и накладные взамен бумажных мотивировала многие торговые сети пойти дальше в расширении перечня используемых типов документов.
EDI в ритейле — это хороший пример того, как реальный бизнес принимает взвешенные решения, исключительно по мере необходимости и экономической целесообразности. Но это было в сетевом ритейле, который в России развивался в форматах супермаркет, гипермаркет, торговый молл, cash&carry практически «с нуля», копируя лучшие зарубежные практики или просто с приходом в Россию международных торговых сетей.
В тех отечественных отраслях, а в особенности в госсекторе, где существует многолетняя унаследованная история работать «по старинке», перекладывая бумаги со стола на стол, переход на электронный документооборот обязательно должен сопровождаться анализом бизнеса и оптимизацией внутренних процессов. Это занятие очень сложное и дорогое. Требует не только анализа, конструирования и внедрения новых процессов, но и переучивания многих сотрудников, часто их сокращения и т.п. Для руководителя, принимающего решение о реорганизации компании, это очень большая ответственность и напряжение на длительный период времени. Поэтому чиновнику или наемному менеджеру часто проще и выгоднее найти множество причин отказаться от подобного рода инноваций.
EDI-операторам, которые планируют инициировать подобные проекты в госкомпаниях или на предприятиях , сохранивших избыточное бюрократическое наследие со времен социализма, будет очень нужна поддержка со стороны реальных собственников, владельцев бизнеса или так называемого «административного» ресурса.
Алексей Тихонов