EDI давно уже не новинка. В действительности, технология существует с начала 70-х годов прошлого века. Почему же компании, давно прошедшие весь путь внедрения EDI, до сих пор испытывают трудности с подключением новых поставщиков?
Дело не только в количестве поставщиков, имеющих возможность и желание подключиться к EDI, но, в том числе, и во времени, которое требуется для подключения.
Для получения четкой картины рассмотрим типичный процесс подключения поставщика:
- EDI провайдер связывается с поставщиком.
- Как правило, на стороне поставщика отвечает финансовый клерк, который не может принять никакого решения и «должен посоветоваться со своим начальством».
- Руководитель финансового подразделения передает информацию в ERP-отдел.
- Руководитель ERP-отдела рассказывает об идее команде, отвечающей за инфраструктуру.
- В данной цепочке может быть задействована обслуживающая поставщика аутсорсинговая компания или даже их комбинация.
И так может продолжаться долго. Честно говоря, многие из этих людей не хотят отвечать на звонок и с пятой попытки. Со стороны поставщика подключение к EDI требует технических навыков, времени и огромного желания подключиться. На практике часто выясняется, что поставщики не очень-то и хотят выполнять EDI-подключение. В результате, EDI-провайдер и клиент должны рассматривать каждый случай подключения поставщика как мини-проект, неустанно контролируя синхронность функционирования всех подразделений поставщика, что, в свою очередь, ведет к увеличению стоимости и времени выполнения EDI-проекта.
В целом, получается следующая ситуация:
- Подключение поставщика становится проблемой. Только поставщики, имеющие хорошую IT-службу, навыки реализации инфраструктурных проектов и значительный объем транзакций смогут присоединиться к EDI-проекту.
- Те, кто решит присоединиться, потратят значительное время на установку и запуск проекта.
- Стоимость подключения и управления проектом могут быть значительными.
Существует ли лучший путь? Складывается впечатление, что да.
Люди иногда зацикливаются на EDI. В действительности, принимающая организация заинтересована лишь в получении в ходе транзакций качественных данных, которые могут быть автоматически загружены в учетные системы для быстрой и эффективной обработки.
Можно сопоставить болезненный и трудоемкий процесс подключения поставщика к EDI с более мягким способом:
- Поставщик получает е-мейл с запросом выслать свой очередной (и каждый последующий) инвойс на адрес электронной почты, предоставленный покупателем.
- Запрос получен сотрудником финансового департамента, который может решить этот вопрос самостоятельно.
- Поставщик отправляет инвойс на указанный адрес. Чаще всего уже в обед того же дня, когда утром получено информационное письмо от покупателя.
- Провайдер е-инвойсинга немедленно конвертирует PDF-файл в соответствующую EDI или XML-структуру и доставляет документ непосредственно на вход обрабатывающей программы покупателя.
Результатом такой процедуры становится легкий е-инвойсинг и легкий EDI.
Слишком просто, чтобы быть правдой? Конечно нет. Практически каждое приложение для создания счетов может генерировать PDF-документ. Возможно, Вы не знаете, что полученный таким образом PDF-файл, в большинстве случаев будет текстовый PDF с полями данных, содержащими номер инвойса, количество позиций, суммы по позициям и т.д.
Лучшие е-инвойсинг технологии обязаны использовать преимущества, которые можно извлечь из слоев данных PDF-документа и обеспечить их соответствие структуре XML или EDI-файла. Данная технология не использует OCR, и, вместе с тем, обеспечивает соответствие данных, помещенных пользовательским приложением, что в большинстве случаев гарантирует 100% качество данных. Данные могут храниться в PDF, однако сервис способен создать на его основе XML или EDI файл заданной структуры.
EDI применяется во многих секторах, но задача охвата максимального числа отраслей еще не решена. Для продвижения идей EDI в массы требуется свежий взгляд и решения, удобные для поставщиков.