Прием товара с EDI. Лучшие практики.
Не секрет, что прием товара представляет собой трудоемкую и ответственную операцию. В случае ошибки возникает материальная ответственность, а если затянуть время — то образуется пробка из стоящих в очереди грузовиков и сорвутся все графики поставок.
Мы предлагаем один из интересных примеров автоматизации этой операции от компании Икс-Арт. В данном примере очень удачно сочетаются преимущества нескольких новых технологий одновременно: беспроводные терминалы, штрих-кодирование, EDI обмен, интеграция с ERP. В результате процесс приемки становится очень быстрым и абсолютно прозрачным для поставщика и получателя товара, а итоговые документы формируются сразу по завершению приемки и гарантированно не содержат ошибок.
Прием товара в сетевом магазине от поставщика осуществляется на основе сформированного заранее электронного документа на поставку товара. Этим EDI документом в зависимости от поставщика и торговой сети может быть «Заказ товара поставщику», «Ответ на заказ», «Уведомление об отгрузке».
Прием товара в месте разгрузки начинается со сканирования номера заказа с сопроводительных (бумажных) документов. На основании этого номера система находит EDI документ, соответствующий привезенной партии товара. По нему и будет производится производиться прием товара.
Затем товар перемещается из автомобиля на склад торговой сети при одновременном поштучном сканировании кодов на упаковках товара. Можно использовать как мобильные рабочие места ( беспроводные терминалы сбора данных ), так и стационарные рабочие места.
Принимать товар можно одновременно с разных рабочих мест, в четыре и более рук. На каждом рабочем месте виден общий процесс сканирования товара со всех рабочих мест в привязке к EDI документу, выбранному ранее за основу. События «Лишний товар по количеству», «Лишний товар по ассортименту» и «Товар не найден» обрабатываются автоматизированным образом с выводом информации на экран терминала и предложением принять то или иное решение.
Основная задача системы – принять товар по количеству, определить излишек и недостачу (или не подходящий по качеству товар), указать причину отказа в приеме товара, а также проконтролировать выполнение поставщиком своих обязательств.
В случае мерного (весового) товара или партий мелкого товара имеется возможность вводить количество принимаемого товара. С помощью специального Монитора контролируется процедура приема товара Приемщиком.
Предусмотрена возможность приема товара одновременно по нескольким накладным, например, если поставщик привез товар с разных складов. Для этого Приемщик указывает список накладных, по которым он будет одновременно принимать товар.
Преимущества использования такой процедуры приема товара:
- Существенно сокращается время приема товара.
- Снижается до минимума объем пересортицы товара.
- Не допускается (или контролируется) прием излишков товара
- Контролируется качество выполнения поставщиком своих обязательств.
По окончанию приема товара автоматически формируются и распечатываются документы «Акт недопоставки» или «Акт приемки». Также автоматически формируется документ на излишек товара.
Товар по количеству и качеству принят. Остается переместить товар на полки и выгрузить информацию на кассы, предварительно (на других рабочих местах) проконтролировав цены. Параллельно можно начать оформление электронной счет-фактуры. Очень удобно сформировать ЭСФ на основе данных фактической приемки. В этом случае исключается ситуация, когда бухгалтеру придется менять счет-фактуру спустя несколько месяцев и вносить изменения в налоговую отчетность.
Таким образом, прием товара с EDI существенно снижает затраты из-за ошибок и человеческого фактора, убирает бумажную волокиту, оставляя больше времени на работу с покупателем и развитие бизнеса.