Главный вопрос, который нужно решить любой компании при внедрении электронного документооборота (ЭДО), — каким способом она интегрирует систему ЭДО со своей корпоративной информационной системой. Чтобы выбрать оптимальное решение, необходимо учесть несколько факторов.
Корпоративную информационную систему и систему электронного документооборота (ЭДО) интегрируют, чтобы максимально автоматизировать работу с электронными документами и дать сотрудникам компании возможность работать в одном, привычном для них интерфейсе.
Наиболее высокий уровень автоматизации обеспечивает интеграция ЭДО средствами программного интерфейса (API). В этом случае специалисты компании отправляют и получаются электронные документы, не выходя из своей привычной корпоративной системы. При этом входящие документы не только в нее автоматически загружаются, но и учитываются.
Теоретически интегрировать между собой с помощью API можно любые системы. Другое дело, какой ценой. Препятствием, как ни парадоксально, может стать сама корпоративная информационная система, которую компания тщательно выбрала под свои нужды и требования, а зачастую – и доработала под них (индивидуальные, отраслевые конфигурации и т. д.).
Индивидуальные системы
Как правило, API разработчиков систем ЭДО содержат средства интеграции для наиболее распространенных учетных систем и конфигураций. Поэтому если у программного обеспечения компании есть какие-то специфические особенности, то велика вероятность, что интеграционное решение придется разрабатывать индивидуально. Это выльется в дополнительные затраты и отсрочку запуска ЭДО в компании. Как правило, оператор может предложить другой, более дешевый и быстрый, вариант.
В «Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус» используется самописное ПО, которое было проблематично интегрировать с Диадоком — нашей системой ЭДО. Разработчики предложили такой вариант: сделать между ними мостик, которым послужила программа 1С. Системы не могут напрямую взаимодействовать между собой, зато каждая из них может взаимодействовать с 1С.
Сегодня исходящий документооборот компании выглядит так. Каждую ночь документы, сформированные за предыдущий день, автоматически выгружаются из внутренних систем в 1С. Утром сотрудник «Ниссана» загружает их в Диадок. Далее их подписывают электронной подписью, после чего документы отправляются в дилерские центры. Надо сказать, что у «Ниссана» в России более 200 дилеров. Перевод документооборота с ними в электронный вид позволяет компании экономить порядка 8 млн рублей в год.
Для внедрения этого решения проектной команде понадобилось доработать корпоративные системы «Ниссана» для того, чтобы данные оттуда выгружались в пригодном для формирования электронных документов виде. Кроме того, наш интеграционный модуль для 1С также потребовал некоторых усовершенствований, чтобы через него корректно передавалась информация об акцизах – это было требованием клиента.
Другой вариант интеграции, когда через API ее делать нецелесообразно, это коннектор — решение, которое запрашивает данные из источников файлов (почтового сервера, FTP-сервера и др.), обрабатывает их, определяет получателя и отправляет ему документы.
Серверы и системы, к которым не подступиться
В работе с российскими представительствами крупных зарубежных холдингов и групп встречается такая проблема, как географическая недоступность серверов организации. Кроме того, такие компании зачастую используют зарубежные нелокализованные информационные системы. Любое вмешательство в их функциональность и устройство жестко регламентировано и должно быть санкционировано. Каждый шаг интеграции будет долго и трудоемко согласовываться, а весь процесс грозит затянуться на неопределенный срок.
Именно с этой проблемой мы столкнулись в ООО «Шелл Нефть» — российском отделении англо-голландского концерна. Его корпоративная политика безопасности жестко ограничивает изменения в системе SAP.
Разработчики СКБ Контур предложили «Шелл» внедрить Диадок.Коннектор. Это решение не предполагает вторжения в информсистему. Сотрудник компании в течение дня собирает в отдельную папку все документы. Каждый вечер коннектор автоматически извлекает их, переводит в нужный формат и отправляет контрагентам, которых определяет по ИНН и КПП. Документ попадает контрагенту через 5 секунд вместо 3-4 дней. Сделки в итоге закрываются на 75% быстрее. Процедура быстрого закрытия (fast close) в компании занимает всего 3-4 дня, что позитивно влияет на биржевые котировки.
Гибкие типовые решения
Наш интеграционный модуль для 1С является типовым, но не стоит воспринимать как нечто статичное, разработанное раз и навсегда. Мы анализируем запросы пользователей и, исходя из них, постоянно совершенствуем его. Если в случае с «Ниссаном» мы дорабатывали его в контексте информации об акцизах, то для ООО «РусФинанс» наша команда адаптировала модуль по-другому – настроила сверку-сопоставление документов в Диадоке и 1С. Эта компания кредитует 51 дилера автомобилей Mazda. В данном случае клиент установил основные критерии данного сопоставления, в число которых вошли 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора. Специалисты Диадока за две недели адаптировали интеграционный модуль под эти требования. Если раньше проверка данных полей в документах требовала времени, то сейчас это происходит автоматически, быстро и точно.
Другое наше решение Контур-ERP Диадок предназначено для обмена электронными юридически значимыми документами через систему Диадок непосредственно из SAP ERP. Оно содержит SDK-библиотеки на языке ABAP (внутреннем языке SAP), прикладные программы на основе SDK-библиотек и модуль расширения, который встраивается в стандартную функциональность SAP для вызова функций SDK. Таким образом, Контур-ERP Диадок может использоваться как коробочное решение – в этом случае оно внедряется за 1-2 недели — или как платформа для разработки собственных решений для автоматизации бизнес-процессов компании, связанных с ЭДО. Данное решение было внедрено в российском отделении шведско-швейцарского концерна ABB. Причем этот проект стал одним из первых в России опытом внедрения в стандартную функциональность SAP ERP обмена юридически значимыми документами.
Интеграция на облаках
Поставщики финансовых услуг: лизинговые, факторинговые компании и банки – часто взаимодействуют с клиентами через собственные онлайн-системы, личные кабинеты на своих порталах и т. п. В этих случаях сервис ЭДО необходимо привязать к ним так, чтобы клиентам этих компаний было удобно переходить из одной системы в другую.
Компания «Лайф Факторинг» взаимодействует с клиентами через систему интернет-факторинга. Отмечу, что при факторинге документами обмениваются не две, а три стороны, поэтому в этой сфере вопрос скорости и точности документооборота особенно актуален. Интеграцию мы также произвели с помощью коннектора.
В результате объединения двух облачных сервисов: интернет-факторинга и системы ЭДО, — мы получили брендированое решение «Лайф.doc». Каждый из трех участников факторинговой сделки может свободно перемещаться из «Лайф.doc» в интернет-факторинг и обратно без дополнительных авторизаций.
Решение можно найти всегда. Это проще сделать, если расстаться с идеалом, порой труднодостижимым, о полной интеграции и пойти другим путем. Да, возможно, это решение не обеспечит стопроцентной автоматизации документооборота, но с его помощью можно достичь конкретных ощутимых результатов: быстрого обмена документами, снижения затрат и экономии ресурсов. В сравнении с бумажным документооборотом, выгода и удобство будут очевидны. Это доказывает практика.