Технологии и автоматизация бизнес-процессов становятся все более важными, в стратегическом плане, компонентами успеха в эпоху современной цифровой экономики. Вне зависимости от того, какой сектор Вы представляете (производство, дистрибьюция, ритейл, логистика, автомобилестроение, производство продуктов питания,..). Особое место в автоматизации взаимодействия бизнес-партнеров друг с другом занимает интеграция EDI и ERP.
Ваши конкуренты, скорее всего, уже пользуются двумя незаменимыми компонентами управления бизнесом — ERP и EDI. Успешное внедрение этих ключевых технологий помогает снизить затраты по всей цепочке поставок, улучшить такие ключевые показатели, как доход на одного сотрудника, стоимость бизнес транзакции.
ERP системы управляют финансами, запасами, производством и операционными бизнес-процессами. EDI системы отвечают за электронное взаимодействие (транзакции) по цепочке поставок, включая обмен данными с покупателями, поставщиками, логистическими компаниями, банками и т.д.
В части управления цепочкой поставок, ERP создает, получает, и управляет бизнес транзакциями, в то время как EDI, трансформирует и обменивается этими транзакциями и инструкциями между участниками цепочки. Для достижения максимальной отдачи от обеих систем они должны быть связаны между собой. В четко настроенной цепочке поставок, интеграция EDI и ERP не только уменьшает трудозатраты, но и помогает избежать дорогостоящих ошибок.
Очевидно, что EDI и ERP системы должны быть связаны. Однако на практике в большинстве компаний они связаны очень плохо или не связаны между собой вообще. Основная проблема состоит в том, что, не смотря на то, что информационные системы работают с одними и теми же данными (товары, цены, доставка и т.п.), форматы данных, справочники, контент ERP систем у партнеров по цепочке поставок сильно отличаются друг от друга и от Вашей системы. Это означает, что данные должны быть сопоставлены, проверены и отформатированы для создания правильной ERP транзакции в Вашей системе, и те же самые действия должны быть проделаны для ERP-систем Ваших партнеров.
Традиционно этот пробел закрывается дополнительным модулем или модификацией ERP системы таким образом, чтобы она могла работать с транзакциями, полученными и отправленными посредством EDI. Общий подход включает в себя создание промежуточных таблиц, сложный разбор данных, их форматирование. Все это выливается в дорогостоящие доработки ERP, которые не поддерживают обновления ERP. Эти доработки редко хорошо автоматизированы и требуют частого ручного вмешательства.
Интеграция без кастомизации.
Существует три основных критерия достижения автоматической интеграции EDI и ERP без доработки ERP:
- Глубокое понимание основ ERP системы и применение лучших практик (готовых модулей) в подходе к интеграции.
- Использование обрабатывающей платформы, которая является гибкой и объединяет знания о данных во многих ERP системах клиентов таким образом, что данные отправляются в каждую ERP систему без ошибок, а также выполняет требования конечных пользователей по атрибутивному составу данных.
- Уменьшение участия пользователей, с одновременным строгим контролем за ошибками, в совокупности с системой оповещения об ошибках и автоматическим исправлением ошибок, где это возможно.
Старый подход.
Исторически, интеграция EDI и ERP систем требовала экспорта информации от транслятора, который бы переформатировал данные, полученные от партнеров, в общий формат, который можно было бы импортировать в ERP систему. Следующим шагом стало бы выполнение ERP системой всей тяжелой работы, связанной с обработкой ошибок, «очисткой» данных, созданием перекрестных ссылок до создания собственно транзакции. Исходящие транзакции требуют даже больше усилий со стороны ERP, поскольку предполагается, что ERP система понимает взаимоотношения между партнерами и транзакциями и даже поставляет информацию, не характерную для ERP («возвращаемые данные» , обычно полученные во входящем трафике) обратно в транслятор. Эти непредвиденные «возвращаемые данные» обычно не имеют в ERP предопределенного места хранения, поэтому требуется доработка системы для создания хранилища, с тем, чтобы в нужный момент передать их в транслятор. Поскольку запросы и требования существующих и будущих партнеров предсказать практически невозможно, то приходится смириться с предстоящей кастомизацией большинства ERP платформ.
Компании, которые берутся за доработку ERP систем с целью интеграци с EDI чаще всего сообщают об общих проблемах:
- Превышение бюджета, выделенного на интеграцию с ERP.
- Сложности и дороговизна последующего обновления ERP.
- Высокая стоимость обслуживания или технической поддержки.
- Потерянные транзакции, образующиеся по причине разной природы транзакций ERP и трансляторов. Потери вызваны наличием многих точек возникновения ошибок и отсутствием аудита жизненного цикла транзакций.
- Незапланированные доработки в ЕRP среде, вызванные необходимостью обеспечения постоянного соответствия требованиям партнеров.
Решение.
Полная интеграция требует надежной и хорошо разработанной связи между EDI и ERP данными, таким образом, чтобы бизнес-правила компании и все необходимые проверки данных были выполнены во время прохождения транзакции. Система, которая понимает уникальность требований EDI и ERP программ по обработке данных, может стать между данными ERP системы и торговыми партнерами, использующими EDI. Система должна быть специальным образом настроена на «образ мыслей» ERP с тем, чтобы обеспечить возможность обмена информацией между платформами, избегая безвозвратных потерь данных в ERP.
Кроме того, чтобы избежать кастомизации, платформа , обрабатывающая EDI-транзакции, должна понимать взаимоотношения между партнерами и ERP транзакциями. «Возвращаемые данные» должны храниться в адаптивном и доступном виде, чтобы обеспечить исходящие транзакции.
Для достижения всех преимуществ, предоставляемых продвинутой автоматизированной системой поставок, следует найти экспертов, глубоко понимающих структуру ERP и EDI. Многие EDI провайдеры не имеют в своем активе ни экспертов в области ERP систем, которые могли бы надежно связать и трансформировать EDI данные, ни корректно работающей платформы, которая позволила бы избежать сложной и дорогой кастомизации ERP.
Чтобы быть экспертом в области интеграции EDI и ERP, нужно обладать глубокими знаниями в части развертывания, обслуживания, развития ERP в ходе ее жизненного цикла с тем, чтобы постоянно корректно управлять транзакциями.
Многие EDI-провайдеры предлагают интеграцию с ERP, но лишь единицы способны ее осуществить, не прибегая к доработке ERP системы. И только последние способны поддерживать такую интеграцию в долгосрочной перспективе.