Скорость является ключевым моментом в вопросе перехода на новое ПО. Рассмотрим четыре аспекта, позволяющие поменять EDI-решение безболезненно для всего бизнеса.
EDI-решения, применяемые в компаниях, меняют не часто. Причины многолетней приверженности к одному продукту кроются в сложности настройки, не очень большом выборе альтернативных решений, нежелании менять устоявшийся порядок. Если EDI удалось интегрировать в ERP компании, то идея смены решения выглядит еще более устрашающей. Тем не менее, жизнь иногда принуждает к переменам:
- стоимость транзакций может оказаться слишком высокой в нынешней обстановке;
- сопровождение, обновление, поддержка программы не осуществляется или осуществляется с низким качеством (конец жизненного цикла ПО, изменение стратегии провайдера…);
- «старое» решение не содержит необходимых современных опций (например, панель управления данными и документами, управление взаимосвязями с контрагентами, автоматическое обновление версий и т.п.)
- Ваши торговые партнеры перешли на новое решение и побуждают Вас сделать то же самое
- Новое решение позволяет подключить и обслужить не какую-то часть, а всех без исключения Ваших контрагентов, что переведет Ваш бизнес на новый качественный уровень развития.
- Вы получили предложение, позволяющее осуществлять не только обмен документами, но и передать на аутсорсинг вопросы управления дебиторской и кредиторской задолженностью, выставления счетов и контроля оплат по ним, факторингового обслуживания и другое.
В случае, если переход на новое EDI-решение одобрен в компании, то тщательно спланированные шаги помогут осуществить его быстро и безболезненно.
Фазы.
- Раздробить список торговых партнеров и наметить очередность их перевода.
Решение перевести всех партнеров на новую программу слишком рискованно. Если это возможно, то лучше переключать партнеров последовательно по группам.
Первая группа будет наиболее критической для согласованного осуществления процесса в целом, поскольку на ней отработаются все фазы перехода. Выбирайте первых партнеров с наиболее низким профилем риска, с относительно небольшими объемами операций. Если в процессе что-то пойдет не по плану, то можно будет оперативно устранить неполадки.
- Сравнительное тестирование.
Оповестите всех своих партнеров (особенно ритейлеров, требующих расширенный режим тестирования), что Ваша новая EDI-платформа может создать бизнес-риски.
Вероятно, Вас поместят в очередь на тестирование, предложат выполнить новые тестовые протоколы, которые раньше не требовали, или просто проигнорируют сообщение, пока что-нибудь, например, новый AS2 сертификат, не заблокирует весь производственный процесс.
Вместе с тем, есть возможность избежать многих из этих проблем, если сохранить старые взаимосвязи во время перехода и осуществлять параллельно расширенное сквозное тестирование внутри компании.
Убедитесь, что новое EDI-решение создает такие же файлы (документы) и наборы данных, как и действующая система. На выходе проверьте идентичность файлов (документов) двух систем простейшим способом по-байтового сравнения файлов.
- Улучшенная обзорность.
Решения, позволяющие повысить обзорность EDI-процессов (например, InelligentXchange ), помогают устранить различия между EDI-системами во время их смены.
Подобные инструменты обеспечивают видимость транзакций обеих систем одновременно, облегчая обучение персонала службы поддержки, бухгалтерии, помогая IT-отделам в поиске и идентификации основных EDI-проблем. Средства улучшения обзорности могут с успехом быть использованы и в дальнейшей работе, после перехода на новую систему. Смежные бизнес-подразделения компании смогут применять их, не обучаясь работе в новой EDI-системе, сохраняя драгоценное время.
- Наличие документации.
При внедрении EDI или ЭДО клиенты часто не задаются вопросом получения от провайдера документации на создаваемое подключение.
Понятно, что когда используется web-интерфейс, и документы вводятся вручную, этот вопрос менее актуален. Но даже в этом случае прием и загрузка входящих документов основан на конкретных спецификациях.
В случае интеграции с учетной системой клиента озаботиться получением документации на программный интерфейс и спецификаций используемых электронных сообщений (документов) просто необходимо. Проводить переход на новое ПО при наличии документации будет существенно проще и дешевле.