На федеральном портале проектов нормативных правовых актов опубликованы форматы новых электронных документов, которые уже в 2016 году заменят электронные счета-фактуры и первичку.
Как поясняют специалисты налоговой службы в письме от 10.11.15 №ЕД-4-15/19671, в целях поддержки расширения электронного документооборота ФНС России подготовила проекты приказов:
- Об утверждении формата счета-фактуры и документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав), включающий в себя счет-фактуру.
- Об утверждении корректировочного счета-фактуры (КСФ) и документа об изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), включающий в себя КСФ.
- Об утверждении формата документа о передаче товаров при торговых операциях (сейчас формат товарной накладной по форме ТОРГ-12).
- Об утверждении формата документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) (сейчас акт о выполнении работ).
Новые виды документов (см. пункты 1 и 2) появились не на пустом месте. Это не что иное, как универсальный передаточный документ (далее – УПД) и универсальный корректировочный документ (далее – УКД), формы которых были опубликованы еще в 2013 и 2014 годах соответственно (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ и письмо ФНС РФ от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@). Работе с этими документами на бумаге ничто не препятствовало, а вот перевести их в электронный вид было невозможно (о причинах рассказывается в статье «УПД в электронном виде»). С появлением форматов электронные УПД и УКД станут абсолютно легитимными.
Интересно, что с вступлением в силу форматов УПД и УКД ныне действующие форматы электронного счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры утратят свою силу, т.е. электронных счетов-фактур в виде отдельных документов больше не будет. Использовать новые виды документов можно с 1 апреля 2016 г., при этом в течение года (до 31 марта 2017 г.) ФНС РФ планирует установить так называемый переходный период, в течение которого налогоплательщики вправе использовать как прежние форматы счетов-фактур и корректировок, так и новые УПД и УКД. Также налоговики предупреждают, что в период с 1 апреля 2016 г. по 31 марта 2020 г. управления ФНС по субъектам РФ обязаны принимать счета-фактуры, созданные до 31 марта 2017 г. в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@, о чем инспекции будут уведомлены отдельным письмом. Это говорит о том, что начиная с 1 апреля 2017 г., оформлять счета-фактуры в соответствии с действующим в настоящее время форматом нельзя. Все документы, созданные до этой даты будут приниматься налоговыми органами в течение срока возможного истребования в рамках проверок.
Что изменится с появлением новых форматов?
Новый документ (УПД) можно будет использовать в трех разных вариациях, таких как:
- Обычный счет-фактура.
- Счет-фактура с расширенным набором реквизитов (счет-фактура + документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов по НДС и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учете».
- Первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.
Аналогично с УКД, который будет включать в себя:
- Корректировочный счет-фактуру.
- КСФ + документ об изменении стоимости ранее отгруженных (переданных, сданных) товаров (работ, услуг, прав).
- Документ об изменении стоимости ранее отгруженных (переданных, сданных) товаров (работ, услуг, прав).
Таким образом, один формат содержит в себе сразу 3 вида документов. Для того чтобы ваш контрагент понял, какой именно документ вы ему направили, используются цифровые статусы:
1 – счет-фактура;
2 – счет-фактура + первичный документ;
3 – первичный документ.
Аналогично для корректировочного документа.
При этом обязанность обмениваться документом со статусом 1 (счетом-фактурой) через операторов ЭДО остается, а вот документами со статусами 2 и 3 допускается обмениваться любым другим способом.
Тот, кто работал с УПД на бумаге, знает, что действующая форма, описанная в письме ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, предполагает всего 2 статуса. Статус 1 выбирается, когда необходимо объединить счет-фактуру с первичным документом, при выборе статуса 2 работа с документом продолжается как с первичным учетным. Получается, что новый электронный УПД объединит в себе обычный счет-фактуру и УПД, который используется сейчас исключительно в бумаге. А это наталкивает на мысль, что следует ожидать и появления новой формы электронного УПД и разъяснений по ее заполнению. Также логично, что должен появиться порядок обмена таким документом, поскольку действующий порядок обмена электронными счетами-фактурами не предполагает никаких статусов и тем более обмена первичными документами. Очевидно, над формой и порядком обмена налоговая служба еще работает, т.к. информации об обновлении действующих или появлении других правил пока нет.
Новые форматы электронной первички
Что касается пунктов 3 и 4, обозначенных в начале статьи, то пока не совсем понятно, для чего требуется обновление форматов товарной накладной и акта, если их можно получить, указав статус 3 в электронном УПД. Также отсутствует информация о вступлении этих приказов в силу. Вполне возможно, что после введения УПД И УКД форматы первичной документации утратят свою силу, и обновления так же не понадобятся.
И это еще не все
Кроме четырех форматов, о которых специалисты ФНС упомянули в письме от 10.11.15 №ЕД-4-15/19671, на портале проектов опубликован еще один проект приказа «Об утверждении формата счета-фактуры, применяемого в случае реализации комиссионером (агентом) двум и более покупателям (приобретения у двух и более продавцов) товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени, в электронной форме», о датах вступления в силу которого также нет никакой информации. Отсутствуют и какие-либо разъяснения о его применении.
Как перейти на работу с новыми форматами?
На работе компаний, которые для обмена электронными документами используют сервисы операторов ЭДО, нововведения никак не отразятся. Клиенты операторов будут иметь возможность обмениваться документами как в новых форматах, так и в старых. Информацию о появлении новой функциональности уточняйте у своего оператора.
Если Вы самостоятельно разрабатывали интеграционное решение с сервисом оператора ЭДО, то и поддержкой новых форматов придется заниматься самостоятельно. Передайте Вашим ИТ-специалистам информацию о появлении новых электронных документов.