Компания «Лукойл-Интер-Кард» (ООО «Ликард») — дочернее общество «Лукойла», оператор по развитию и эксплуатации системы безналичных расчетов за топливо на АЗС «Лукойл» с использованием пластиковых карт — перешла на электронный документооборот с контрагентами. использую сервис ЭДО от компании «СКБ Контур».
«Ликард» обслуживает более 3 700 АЗС в РФ и за рубежом. Компания ведет документооборот с 65 тыс. контрагентов и формирует для них порядка 840 тыс. комплектов документов в год. Их важно быстро доставить, но почта и курьерские службы не гарантируют оперативности. Задачу удалось решить с помощью электронного документооборота (ЭДО).
Объем пакета документов, отправляемого в адрес одной компании-клиента Ликард может превышать 200 листов, которые нужно распечатать, подписать, проставить на них печать и упаковать. Все это занимало большое количество рабочего время сотрудников. Клиентам в свою очередь нужно было дождаться, когда документы дойдут до них, получить, подписать, проштамповать и отправить обратно подписанные экземпляры. В отдаленных регионах сроки доставки документов могли составлять до месяца и более. Еще столько же они могли идти обратно в «Ликард».
На данный момент электронные юридически значимые документы от «Ликард» получают 10 тыс. контрагентов оператора, отметили в «СКБ Контур».
«ЭДО позволил “Ликарду” доставлять документы быстро: контрагенты компании получают электронные документы прямо на своем рабочем месте через несколько секунд после отправки, — пояснил Константин Козлов, руководитель проекта «Контур.Диадок». — При этом отправитель всегда уверен в том, что документы доставлены, и в любой момент может узнать их статус».
В то же время, компания экономит время. Ведь доставка электронного пакета документов происходит в считанные секунды. И система строго отслеживает факт их доставки и статус прочтения документов получателем.
«При ЭДО полный цикл документооборота обычно занимает менее одного дня. Как только мы узнаем через систему ЭДО, что клиент получил документы, наши обязательства перед ним считаются исполненными. При отправке обычной почтой такой механизм не предусмотрен», — указал Виталий Долгих, руководитель операционного управления компании «Ликард».
По информации «СКБ Контур», сервис ЭДО «Контур.Диадок» интегрировали с системами по подготовке первичной документации «Ликард», с системой личных кабинетов клиентов для юридических лиц, процессинговой системой и программой бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерия». Реализация проекта заняла около года. Сначала команда «Диадок» доработала под требования компании «Ликард» свой стандартный модуль для «1С», внедрила его на рабочие места пользователей. Затем разработала специальный коннектор для информационных систем компании, который позволяет получать и подписывать документы, а также уведомляет об их статусах.