В рамках организации внешнего электронного документооборота в Selgros Cash&Carry преобразовали базовую схему E-invoicing SAP под российские стандарты документооборота и внедрили алгоритм конвертации Invoice в ЭСФ.
По словам руководителя отдела контроля расчетов компании Артура Дзлиева:
Основной проблемой межкорпоративного взаимодействия по обмену данными стала двойная проверка ЭСФ в европейской учетной системе SAP.
Проблема была выявлена на стадии внедрения ЭДО в феврале месяце. Российский формат электронного счета-фактуры не распознавался системой, что вело к ошибке в обработке документов, как на стороне торговой сети, так и на стороне поставщика. Стали возникать ошибки в мастер-данных: расхождения в штрих-кодах и артикулах, отсутствовали вложения. За помощью в решении задачи торговая сеть отправила запрос провайдерам электронного документооборота, в том числе и компании E-COM, которая уже имела опыт реализации проектов по обмену данных в международных представительствах.
В итоге совместной работы был разработан алгоритм корректной конвертации электронный счет-фактура в формате xml в западный формат счета (Invoice) для европейской учетной системы SAP. Это стало возможным за счет внедрения внешнего интеграционного модуля E-Connector, который и позволяет обеспечить бесперебойный процесс конвертации. Принцип работы адаптивной схемы обеспечивается тремя составляющими: FTP-клиент для скачивания и выгрузки документов, CryptEx и генератор системных квитанций. Говоря простым языком, суть процесса заключается в том, что поставщик отправляет ЭСФ (ON_SFACT) провайдеру, который у себя конвертирует ее в EDIFACT сообщение, далее сеть подписывает преобразованный документ на портале провайдера и после этого получает его в виде Invoice.
Как отметил руководитель службы поддержки торговых бизнес-приложений компании-поставщика Selgros “Агропромкомплектация” Дмитрий Галкин:
Совместная работа над ошибками позволила также ликвидировать самую важную нестыковку в обработке данных, а именно, отрегулировать порядок расчета НДС. В рамках аудита учетных систем выявилось, что сеть и поставщик по-разному начисляли НДС на сумму заказа, и это приводило к расхождениям стоимости, указанной в ЭСФ. После длительных трехсторонних тестирований проблему удалось решить, адаптировав учетные системы сторон по единому принципу, и прописав алгоритм в модуль E-connector провайдера E-COM.
На сегодняшний день в Selgros успешно организован обмен ЭСФ с 115 поставщиками провайдера E—Com. В планах компании масштабировать опыт реализации адаптационной схемы по ЭСФ и на другие документы электронного формата: УПД, ТОРГ-12, акты, договоры.