Интеграция EDI-ERP для многих остается не реализованной мечтой. Было время, когда компании передавали данные между приложениями, используя текстовые файлы, электронные таблицы и даже, не поверите, обычный ручной ввод. «Переколачивали» данные из одной системы в другую через бумагу. Такой подход сохранился в компаниях, которые обрабатывают несколько счетов в месяц. Пороговым значением является примерно 250 заказов в месяц. Поставщику, приближающегося к такому или большему объему заказов, стоит всерьез заняться интеграцией EDI-ERP.
И дело не в отсутствии инструментов для интеграции. ERP компании достаточно современна, содержит последние обновления и безошибочно отслеживает всю финансовую информацию. Управление EDI процессами эффективно и в основном автоматизировано, благодаря чему, заказы поступают точно в том виде, в каком их сформировали клиенты. Проблема заключается в надежной и стабильной связи между системами ERP и EDI. Любые другие системы компании (управление складом, логистика и т.д.) могут создать дополнительные трудности.
Современное программное обеспечение и SaaS/Облачные системы позволяют компаниям легко начать их эксплуатацию как по-отдельности каждую, так и все сразу. Однако связать их между собой удается не всем, что и является преградой для многих компаний, что не позволяет им получить реальные выгоды от автоматизации движения данных между системами.
Если Ваша компания все-же сделала выбор в пользу создания интегрированной информационной среды, то стоит присмотреться к лучшим, на наш взгляд, практикам планирования интеграции учетных систем, которые помогут компании подняться на новый уровень эффективности и быть готовой к дальнейшему росту.
Понять, зачем это нужно – не все сотрудники компании сразу осознают необходимость интеграции EDI-ERP. Обычно наибольшую трудность вызывает стоимость затрат на выполнение решения. Затраты включают в себя цену ПО и систем, но, что более важно, время и усилия, потраченные на их запуск. Постройте модель, отражающую нынешние потери, которые можно будет избежать после интеграции. Она может включать расходы на персонал и затраты на устранение ошибок при переносе данных. И тогда картина станет более привлекательной.
Персонал. Ваша команда IT-шников может быть в целом неплохо подкована в техническом плане, но, вероятно, не знакома с внутренней кухней разных приложений, которые предстоит соединить. Им предстоит отвлечься от текущих проектов и ускоренно изучить предмет или Вы можете пригласить специалистов. EDI провайдеры накопили большой опыт в организации интеграционных процессов. Взаимодействие с Вашим EDI провайдером может быть альтернативным способом решения задачи соединения Ваших систем с минимальными усилиями и временными затратами.
Решить, что соединить. Создайте план интеграции систем и тех потоков данных, которые в настоящий момент генерируют наибольшие затраты. Обычно это потоки данных между ERP и EDI. Это должен быть последовательный поэтапный план. Не пытайтесь сделать все сразу. Системы, обслуживающие Ваш бизнес, очень сложны. Поэтому важно успешно завершить каждый этап, прежде чем переходить к следующему.
Вместе с тем, конечной целью должна быть автоматическая передача данных между всеми Вашими системами.
Сделать правильный выбор. Некоторые EDI провайдеры действительно являются специалистами в интеграции систем. Просто потому, что они выполняли эту задачу для многих своих клиентов. Поэтому, если Ваша ERP или EDI система не является слишком уникальной, то скорее всего EDI провайдер уже имеет готовое интеграционное ПО, отлаженное в процессе работы с другими клиентами. Это означает, что они могут использовать свои наработки с минимальными изменениями для конфигурации Вашей информационной среды.
Однако планирование интеграции остается Вашей задачей. Если Ваша компания растет (или уже выросла), оставьте ручной обмен данными в прошлом, пришло время спланировать и начать Ваш собственный интеграционный проект.