PDF широко применяется для юридически-значимого электронного документооборота. Однако отношение к применению PDF-форматов для этой цели все еще неоднозначное в силу их малой пригодности для целей автоматизации.

Что предпринять, если в файле PDF обнаружены ошибки? Как об этом получатель может сообщить отправителю? Пожалуй, проделать такое возможно только «ручным» способом — по телефону или, допустим, электронным письмом. Однако для юридически-значимого ЭДО нужен не такой вот “ручной”, а полноценный двусторонний обмен со множеством сверок передаваемых сообщений. Дающих, в итоге, уверенность всем участникам обмена документами.

В отличие от PDF, использование EDI-формата при отправке сообщения позволяет провести автоматические проверки при загрузке сообщения оператору. И, — при выявлении ошибок, — сразу же, автоматически информировать о каждой из них отправителя. То же самое можно дополнительно реализовать в случае EDI-обмена при приеме сообщения на стороне получателя, у которого могут быть установлены собственные корпоративные правила надлежащего оформления юридических документов.

Наряду с такими очевидными достоинствами, EDI-форматы, вообще говоря, мало подходят для визуальной обработки документов. А вот PDF, наоборот, когда-то был, собственно, и придуман для чтения документов с экрана.

Компромиссное гибридное решение предложили компании Objectif Lune и TIE Kinetix. Заключающееся в том, чтобы при отправке конвертировать PDF в EDI. А затем — добавлять в EDI-сообщение PDF-файл с исходным документом. При этом появляется возможность сохранить все преимущества обоих форматов — и EDI, и PDF.

Единственным, но очень важным условием при этом является обеспечить полную идентичность данных в каждом из представлений. То есть конвертер PDF в EDI и EDI в PDF должен исключать какие-либо искажения информации в документе. А в случае их наличия – исключать документ из обработки и информировать пользователя.

Понятно, что такой сервис нужен, в первую очередь, небольшим компаниям, для которых покупка дорогих ERP-систем, а также их последующая интеграция с EDI-провайдером — не по карману. Однако именно таких компаний, — если считать количество “в штуках”, — большинство, и именно они окончательно определят успех перехода на электронный обмен документами в любой стране мира.

По этой причине, сегодня значимы все решения, способствующие массовому переводу предприятий СМБ на рельсы электронного обмена документами.