Проблема совместимости различных электронно-вычислительных машин и их программного обеспечения впервые возникла в 70-е гг ХХ века. В Советском Союзе наиболее остро она встала в Вооруженных силах, когда нужно было совместить ЭВМ, разработанные для различных систем вооружения.

Решали эту сложную задачу своеобразно. Вместо создания единых стандартов изобретали аппаратуру сопряжения, которая обеспечивала корректную работу несовместимой друг с другом вычислительной техники. Аппаратура была громоздкой и требовала для обслуживания и работы хорошо подготовленных специалистов.

На Западе не стали повторять ошибок советского военно-промышленного комплекса, а с появлением Интернет пошли по пути создания единых стандартов передачи цифровой информации, что позволило без проблем обмениваться данными. Эти стандарты и договоренности получили название Electronic data interchange или EDI — электронный обмен данными. По сути EDI представляет собой платформу для обмена данными. Она предоставляет возможность различным организациям и даже частным лицам без труда обмениваться профессиональной информацией недоступной другим пользователям. В России обмен подобного рода информацией часто включают в понятие «электронный документооборот» (ЭДО).

Формат EDI включает в себя ряд компонентов. В первую очередь это проводные линии или сети с различной пропускной способностью (иначе говоря, инфраструктура). Еще одна составляющая формата – способ передачи цифровой информации (E-Mail, соединения точка-точка Telnet и FTP, HTTP), а также протокол ее передачи (SMTP, POP3 (ISP), IMAP). Существуют провайдеры, которые позволяют различным организациям обмениваться электронными документами (на Западе их называют «торговые сети EDI»).

Исходя из характера передаваемых данных или их содержания, возникает необходимость структурировать информацию понятным для различных компьютеров образом. Решить эту проблему можно путем разработки единых стандартов обмена цифровой информацией. После того, как стороны договорятся о том, какая информация должна передаваться или как должен выглядеть документ в электронном виде, необходимо разработать специальные приложения к программному обеспечению. Приложения устанавливают у отправителя и получателя данных. Они создают, автоматически обрабатывают и считывают данные. При необходимости формат EDI позволяет подтверждать, что предъявляемые к определенному виду продукции или услуг требования по качеству выполнены (проведена их валидация).

EDI ПО позволяет перевести исходные данные электронного документооборота в бизнес-документ определенной формы (например, в счет-фактуру). Благодаря этому можно автоматически получать заказы от торговых партнеров и автоматически создавать счета непосредственно в своих системах учета. EDI позволяет отслеживать заказ с момента его поступления и до момента выполнения, а также управлять цепочками поставок от склада производителя до магазина. Формат EDI успешно используется в системе дистанционного образования, т.к. после подключения позволяет общаться со всеми другими подключенными участниками на языке приложений.

Преимущества работы в формате EDI:

• снижение затрат на бумажный документооборот;
• сокращение эксплуатационных издержек;
• резкое сокращение времени прохождения документов;
• повышение производительности труда;
• упорядочение документооборота и сокращение количества ошибок;
• простота подключения к любому партнеру;
• отсутствие абонентской платы (оплата производится за передачу определенного количества документов);
• бесплатное регулярное обновление программного обеспечения;
• круглосуточная поддержка клиентов и др.

Юрий Петров