Несмотря на очевидные преимущества, темпы внедрения электронных счетов-фактур остаются низкими во многих европейских странах. Дадут ли этому процессу недавние законодательные изменения столь необходимый ему импульс?

В марте 2014 г. Европейский парламент проголосовал за принятие новых правил для электронных счетов в государственных закупках. Эти правила были опубликованы в ЕС в июне прошлого года. Основной смысл нововведений — сделать счета-фактуры обязательными и привести их к одному формату для всех компаний, работающих с госзакупками.

Такое законодательное изменение может оказаться большим шагом вперед для электронных счетов в Европе. Хорошо известны страны, которые добились наибольшего успеха в продвижении электронных счетов под влиянием государственного сектора. Так, с 2005 года, все государственные учреждения в Дании были обязаны принимать только счета-фактуры, отправленные им в цифровом формате. В результате, 76% счетов передаются в электронном виде — подсчитали в бывшей Itella Information.

“Это больше, чем простое совпадение, — считает Чарльз Брайант (Charles Bryant), советник по европейским делам компании OB10. — Одна из самых больших проблем при переходе на электронные счета – это адаптация поставщиков. В частном секторе закупающие организации (например, торговые сети – прим. EDIY) играют важную роль в продвижении электронного документооборота в цепочке поставок, в некоторых случаях фактически вынуждая поставщика к переходу на электронное взаимодействие, делая это необходимым условием для совместной работы”.

«Интеграция для поставщика часто может быть довольно тяжелой работой», -объясняет Брайант. — Если государственные органы по всей Европе начинают интеграцию своих поставщиков в экосистему, то это будет, конечно, способствовать делу перехода последних на электронное выставление счетов. Здесь имеет место сетевой эффект, который весьма положителен».

Барьеры остаются

Одной из первых трудностей для небольших компаний, в частности, была необходимость обеспечить формирование XML-файлов или подключение к EDI-обмену, в тех случаях, когда им не хватало соответствующей инфраструктуры. В результате, многие EDI-операторы разработали иные варианты подключения. Такие как порталы, позволяющие свести к минимуму работы по технической интеграции, необходимые на стороне поставщика. Для некоторых компаний, использующих свои собственные системы учета, это вполне может привести к “двойной работе”.

“Дело в том, что многие компании находятся где-то в середине”, — утверждает Ричард Мэнсон, директор и соучредитель CloudTrade. – Иначе говоря, они уже слишком большие для того, чтобы мириться с дублированием усилий и накладных расходов, присущих web-порталам. Но еще слишком маленькие — чтобы оправдать инвестиции, необходимые для изменения систем и инфраструктуры для отправки XML или EDI”.

CloudTrade разработал подход для таких вот “средних” компаний. Ее платформа требует счета в PDF для отправки по электронной почте. “Когда PDF создается приложением — например, финансовой или бухгалтерской системой — почти во всех случаях это будет PDF-текст с данными из счетов-фактур, заложенными в слоях того же формата PDF. Данные считываются CloudTrade и доставляются получателю в формате, который требует его учетная система. Если вы удалите лишние барьеры и предложите поставщикам то, что легко сделать практически, то ваши услуги будут востребованы” – предположил спикер.

Итак, прорыв ?

Масштабный переход не может произойти в одночасье. Но, учитывая усилия сообщества операторов в совокупности с недавними изменениями в европейском законодательстве, переход на электронные счета должен ускориться в ближайшие годы. Это даст огромные преимущества для каждого конкретного бизнеса и всей европейской экономики.

Все это гораздо больше, чем простая экономия на бумаге и почтовых расходах. Предоставляя возможность автоматизировать процесс выставления счетов вплоть до их оплаты, компании будут иметь большую прозрачность и контроль, смогут более тесно взаимодействовать со своими поставщиками. Очевидно, возрастет спрос и на другие услуги, например, — электронного факторинга, обслуживающего систему электронных счетов и расчетов по ним.

Источник treasurytoday.com