Торговая сеть «Детский мир» автоматизировала работу с электронными документами и поставщиками с помощью интеграционной платформы LinkServer. Решение разработал и внедрил крупный ЭДО-провайдер – компания Edisoft.
Широкая география распространения магазинов и распределительных центров «Детского мира», а также большое количество поставщиков – всё это накладывало определённые трудности в оптимизации работы сети. Ежемесячно ритейлер отправляет контрагентам десятки тысяч заказов, обрабатывая ответные EDI-сообщения, передаёт закрывающие бухгалтерские документы по поставкам.
С целью уменьшения числа человеческих ошибок и снижения операционных затрат сеть приняла решение автоматизировать обработку документов. Поставленные задачи получилось реализовать благодаря платформе LinkServer, которая снизила нагрузку на основную ERP-систему.
Для торговой сети оказались актуальными такие возможности платформы как массовое подключение поставщиков к EDI, обмен юридически значимыми счетами-фактурами, электронными накладными и актами приёмки, «кросс-докинг» в передаваемых заказах и уведомлениях об отгрузках, автоматизированная актуализация цен поставщиков в электронных прайсах, передача документов свободного формата с электронной подписью и т. д.
Успешная реализация проекта позволила «Детскому миру» перейти на электронный обмен данными с контрагентами, оптимизировать цепочку поставок и начать передачу юридически значимых документов без дублирования на бумажном носителе.
LinkServer внедрялся специалистами компании Edisoft, которые кастомизировали решение под индивидуальные особенности торговой сети.
Сергей Кондарев, член правления – директор департамента по информационным технологиями, «Детский мир» сообщил:
Переход на электронный документооборот обусловлен ориентацией на снижение общих издержек, повышение качества работы магазинов и производительности сотрудников. Сокращение ручного труда при проведении процессов заказа в цепочке поставок и конечной приёмке товара позволило снизить риски ошибок. Автоматизация передачи и проверки счетов-фактур и товарных накладных помогла оптимизировать работу бухгалтеров и отказаться от долговременного хранения бумажных версий документов.
В свою очередь, Маргарита Зрянина, руководитель проектов отдела по работе с ключевыми клиентами, Edisoft отметила:
Пилотный этап проекта стартовал в декабре 2014 года, а весной 2015-го «Детский мир» перевел на новый формат работы с электронными счетами-фактурами большую часть своих поставщиков. За прошедший год платформа успешно прошла проверку на практике, было расширено количество передаваемых документов. Сейчас, весной 2016 года начался массовый переход контрагентов на полный цикл электронного документооборота, согласно схеме бизнес-процессов ритейлера. Речь идёт, в том числе, о товарных накладных, актах приёма-передачи и актах расчёта премий.