EDI, критически важная бизнес функция, может быть отдан на аутсорсинг. На заре становления отрасли компании вынуждены были покупать EDI-системы и выделять IT-персонал для их обслуживания. Со временем, технология эволюционировала. Торговые отношения расширились и вместе с ними возросла стоимость содержания собственной ED-системы. Аутсорсинг EDI стал возможным, благодаря наступлению Эры Интернета.

В настоящее время аутсорсинг стал важной опцией для бизнеса. Целью перехода на аутсорсинг EDI-услуг является не желание компании переложить работу на плечи других, а стремление быть более эффективной в условиях высоко-конкурентной глобальной экономики. Для ряда компаний покупка собственной EDI-системы, содержание штата для ее обслуживания становятся экономически нецелесообразны. Другие компании пришли к выводу, что им следует сконцентрировать максимальные усилия на своем основном бизнесе и менее фокусироваться на работе EDI-подразделения.

1. Снижение операционных издержек

Содержание собственной EDI-системы сопряжено со множеством затрат, что и является основной причиной перехода на EDI-аутсорсинг.

Инфраструктура. Единовременная закупка оборудования, EDI-системы, коммуникационного ПО, последующие регулярные платежи за настройку, поддержку, обновление ПО – составляют затраты на инфраструктуру. EDI-система начального уровня обойдется в 5 000$ – 15 000$ долларов, среднего – в 25 000$ – 50 000$. Система уровня предприятия стоит от 50 000$ до 150 000$ и более. Расходы на ежегодную поддержку составят 15-20% от начальных затрат на покупку. Кроме того, существуют дополнительные затраты на обеспечение сетевой безопасности, резервное копирование, исправление нештатных ситуаций.

Персонал. Операционная деятельность EDI-системы включает в себя подключение новых торговых партнеров, создание и изменение таблиц соответствия, интеграцию новых документов, координацию действий торговых партнеров, тестирование, отслеживание и устранение неполадок в работе системы. Маленьким компаниям для обслуживания EDI достаточно иметь в одного выделенного сотрудника. В то время как огромным корпорациям требуется для этих целей внушительный штат. Расходы включают в себя зарплату и поощрения, стоимость поиска и подбора кадров, затраты на обучение и управление EDI-отделом. В США зарплата EDI-аналитика составляет 50 000$ – 75 000$ в год, EDI-координатора – от 25 000$ до 50 000$. В то время, как стоимость работы приглашенного консультанта будет варьироваться в диапазоне 100$-150$ в час.

Штрафы и отзывы платежей. EDI – это сложный процесс, а торговые партнеры в ряде отраслей не прощают ошибок. Опечатки, неправильно отформатированные транзакции, пропущенные данные, дублирование транзакций, сбои при уведомлении о транзакциях и другие ошибки приводят к штрафам и отзыву платежей. К примеру, Уведомление об отгрузке, наиболее сложный EDI-документ, часто содержит ошибки, приводящие к штрафам: задержка отправки, пропущенные данные и прочие.

2. Улучшить взаимодействие с клиентами

Применение EDI растет во всем мире за счет новых для отрасли компаний, принимающих решение перейти на EDI, а также за счет опытных участников, расширяющих EDI-программы и подключающих своих партнеров, за счет добавления новых документов. С расширением EDI, перед компаниями возникают следующие задачи:

• своевременное подключение новых партнеров и внедрение новых документов;
• внесение и отслеживание изменений в документации торговых партнеров;
• обеспечение поддержки во внерабочее время;
• соответствие общим требованиям клиента;
• соответствие технологическим требованиям клиента (не только EDI);
• масштабирование инфраструктуры, в соответствии с возросшей нагрузкой на систему.

3. Нацеленность на профильную бизнес-деятельность

Применение современных технологий является обязательным условием для компаний, желающих оставаться в бизнесе. В тоже время, это может превратиться в самоцель и погубить компанию. EDI – это одна из многих технологий, которые могут отвлечь внимание от основного бизнеса компании. Отслеживание изменений в EDI-требованиях нескольких торговых партнеров требует немало времени и средств. Каждой компании следует сконцентрироваться на деятельности, которая увеличивает оборот и прибыль, а не задачах, типа EDI, которые являются затратами. Лучшим решением может стать выполнение этих работ профессионалами EDI, составляющими штат EDI-провайдеров.

4. Избежать ненужных сложностей

Электронная коммерция не стоит на месте и очень легко отстать от рынка, увлекшись решением сложных EDI-задач. Крупные компании легче справляются с технологиями, заставляя их работать в своих интересах, в то время как мелкие, наоборот, могут стать рабами технологических новинок, потеряв собственный бизнес. EDI-аутсорсинг позволяет переложить решение сложных EDI-задач на провайдера услуг, который обладает достаточным опытом, для того чтобы квалифицированно отвечать на требования клиентов от Вашего имени.

5. Уменьшить недовольство

В мире EDI один из партнеров обычно «принуждает» другого подключиться к электронному обмену данными. Не смотря на то, что от результата подобного «принуждения» зависит стоимость ведения бизнеса, порой может возникнуть обида, особенно если в одностороннем порядке налагаются штрафы и происходят отзывы платежей. Порой в компании приходится бороться с EDI-требованиями клиентов, которые вызывают раздражение у всех сотрудников. Утрата ключевого сотрудника EDI-отдела создает дополнительный стресс и может затормозить работу, вызывать  дорогостоящие ошибки, до тех пор, пока не будет найдена и обучена полноценная замена ушедшему.