Когда дело доходит до автоматизации, большинство AP (Account Payable) отделов осознают, что действительно важным является не выбор между «нужна или не нужна автоматизация», а ответ на более актуальный вопрос: “Как нам это сделать правильным образом? “
Технологии автоматизации трансформируют AP отделы из центров затрат в центры прибыли, тем самым выдвигая их на стратегические позиции в борьбе компаний за выживаемость в сложных экономических условиях.
Тем не менее, согласно отчету PayStream “Уровень автоматизации внутренних процессов и инвойсов”, большинство AP отделов обрабатывают бумажные инвойсы вручную. Не смотря на то, что AP отделы осознают необходимость повышения рентабельности, их, зачастую, останавливает страх. Они боятся, что поставщики будут сопротивляться, если им предложить принять новую систему, что начальная стадия процесса автоматизации – ввод данных поставщика в новую систему – будет болезненной и разрушительной.
ШАГ ЗА ШАГОМ
Не существует правила, которое предписывало бы, что необходимо сделать это все сразу. В реальности внедрение программного решения небольшими этапами позволяет познакомить сотрудников с новыми практиками более управляемым, менее опасным и разрушительным образом. Это также дает возможность учиться на собственных ошибках и применять полученный опыт на следующих этапах, обеспечивая более гладкий переход на новую систему.
ЦЕЛОСТНЫЙ ПЛАН
Не смотря на то, что не требуется внедрять Ваш амбициозный план сразу, Вы должны иметь ввиду конечную цель проекта. Тщательно планируя задачу с начальных этапов, Вы можете быть уверены, что каждый шаг приближает Вас к целостному, единому и эффективному автоматизированному процессу, который будет поддерживать AP отдел и следовать целям компании.
СЛЕДОВАТЬ ПРАВИЛУ 80/20
Обычно 80 процентов инвойсов поступают от 20 процентов поставщиков. Постарайтесь договориться о привлечении этих 20 процентов к своему плану автоматизации. Они будут частично мотивированы к сотрудничеству, т.к. Ваша компания — один из их крупнейших покупателей. И, если Вам удастся, то будет устранено 80 процентов проблем, связанных с действующей системой ручной обработки инвойсов.
ПЛАНИРУЙТЕ БУДУЩЕЕ
Убедитесь, что внедряемые автоматизированные процессы спроектированы с учетом будущих потребностей Вашей компании, а не только для удовлетворения текущих нужд. Выберите дальновидного поставщика услуг AP-автоматизации, имеющего доказанную способность к инновациям и реагирующего на изменения в отрасли. В общем случае, Ваш отдел будет стремиться к :
- Получению информации в реальном масштабе времени для более точного прогнозирования расходов, возможностей получить дополнительный доход от скидок и других способах экономии, что, несомненно будет оценено высшим руководством, к примеру, финансовым директором
- Созданию более качественного сервиса для поставщиков, с целью улучшения отношений и получения более выгодных условий.
- Реализации портала для поставщиков и получении возможностей динамического дисконтирования, как инструмента повышения отдачи от инвестиций в новые технологии
- Достижению максимального числа счетов, которые смогут проходить через систему, не требуя участия человека и освобождая персонал для стратегически более важной работы (отчеты, работа с поставщиком, предупреждение мошенничества)
НЕ ПОЛЬЗУЙТЕСЬ СТАНДАРТНЫМ ПОДХОДОМ
Не существует единого подхода к автоматизации работы AP отдела. Все организации разные, у всех разные процессы, которые обслуживаются вручную, у всех разные сильные и слабые стороны, и разные цели. Выбирайте провайдера, который понимает важность указанных различий и нацелен на создание адаптированного под Вас плана, принимая во внимание уникальность Вашей ситуации и потребностей и одновременно с использованием лучших современных практик. В зависимости от потребностей, Вы можете начать работу с управления инвойсами и документами, получения электронных инвойсов, внесения инвойсов в систему при помощи программ распознавания символов или сфокусироваться на увеличении количества транзакций, обрабатываемых электронно.
УБЕДИТЕСЬ В СОВМЕСТИМОСТИ РЕШЕНИЯ В МАСШТАБЕ ВСЕЙ СИСТЕМЫ
Четко представляйте себе, как AP решение впишется в существующую технологическую цепочку, например, как будет взаимодействовать с ERP системой. Для обеспечения максимальной эффективности и акцептируемости соответствующие элементы Вашего AP решения должны быть органически интегрированы в соответствующие финансовые и административные системы внутри всей организации. Предоставляя информацию о поставщике в формате, который легко может быть распространен и встроен в информационные процессы, Вы получаете привелегии при взаимодействии внутри компании и становитесь технологически лидирующим отделом.
НЕ УПУСКАЙТЕ ИЗ ВИДУ ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР
Автоматизация AP отдела может быть встречена персоналом без энтузиазма, т.к. это может быть сигналом к сокращению штатов. Однако, предварительно планируя и, проявив смекалку, большая часть персонала может быть задействована для более доходной деятельности внутри отдела или в связанных с отделом подразделениях (AR, Закупки и т.д.) Если это возможно, то фокусируйтесь на создании проекта, который создает рабочее пространство, где сотрудники выполняют более значимые стратегические задачи, а не перекладывают бумаги, выполняя трудоемкие и повторяющиеся операции по вводу данных.